Czy zmierzamy prosto na górę lodową?
Dla starszego kierownictwa przedsiębiorstwa jednym z najbardziej cennych aktywów są pracownicy, którzy dla nich pracują. Dobrze wyszkolona, doświadczona i wysoko zmotywowana siła robocza jest nie tylko jednym z najważniejszych aktywów, jakie posiada przedsiębiorstwo – jest również aktywem, który można bardzo łatwo utracić. Który z innych kluczowych składników aktywów firmy może sobie wstać, odejść i nigdy nie wrócić – zabierając przy tym doświadczenie, umiejętności i wiedzę, która mogła być zdobywana przez wiele lat?
Jeżeli ktoś nie wierzy w istnienie takiego faktu, powinien jeszcze raz przemyśleć całą sprawę, ponieważ jest to problem, z którym ma do czynienia coraz większa liczba firm na całym świecie. Ludzie, którzy urodzili się w wyżu demograficznym w latach 1950–1960 zaczynają myśleć o emeryturze, wypoczynku nad morzem i zabawie ze swoimi wnukami, wkrótce też zaczną opuszczać swoją dotychczasową pracę.
Problemem i obawą jest brak wykwalifikowanych pracowników, którzy mogliby wypełnić luki personalne. Jednym z największych wyzwań biznesowych kilku najbliższych lat będzie utrzymanie i zachowanie wiedzy i doświadczenia, które będzie „wychodzić” z przedsiębiorstwa. Każdy zdaje sobie sprawę z istnienia tego problemu – tak jak Titanic, który zmierzał prosto na górę lodową.
Problem światowy
Jak do tej pory problem został zauważony szczególnie w USA, Włoszech i Japonii. Obserwatorzy nie mają wątpliwości, że problem transferu wiedzy rozszerzy się na międzynarodową skalę – szczególnie w sektorach związanych z gazem i olejem, produkcją i przemysłem lotniczym. Są to sektory w całości zależne od aktywów.
Kilka statystyk pomoże spojrzeć na ten fakt: do 2010 roku około 60% wykwalifikowanych menedżerów obecnie pracujących w przemyśle olejowym i gazowym przejdzie na emeryturę. W przemyśle produkcyjnym więcej niż 14% pracowników ma możliwość odejścia na emeryturę w tym momencie. Do roku 2010 połowa doświadczonych instalatorów i konserwatorów linii, którzy zapewniają zasilanie energią, przejdzie na emeryturę.
Największe firmy energetyczne na Bliskim Wschodzie próbują znaleźć sposób na transfer wiedzy swoich doświadczonych pracowników na nowych i ambitnych rodaków. Również w Europie świadomość braku umiejętności i doświadczenia pracowników jest coraz większa.
Dopóki ludzie będą się starzeć, problem zawsze będzie występował. To nie jest teoretyczna gra przyszłości – błędy w transferze wiedzy mają bardzo poważny wpływ nie tylko na długookresową wydajność i opłacalność, ale również na bezpieczeństwo.
Eksplozje w przemyśle olejowym i gazowym były spowodowane brakiem informacji na temat usterek i błędów wyposażenia. Doświadczony pracownik z pewnością zaobserwowałby nieprawidłowości w pracy urządzenia, na które młody następca nie zwróciłby uwagi.
Kierowca, który jeździł tą samą trasą przez 15 lat, będzie znał lepiej wszystkie niebezpieczeństwa drogowe od rekruta, który przyjdzie na jego miejsce.
Obecnie wiedza jest głównym składnikiem przedsiębiorstw. Jednak jeżeli nie ma efektywnego mechanizmu przekazywania jej, stanie się ona stratą w dniu jutrzejszym. Nigdy nie trafi do osób, którzy jej potrzebują.
Przedsiębiorstwa mogą zwiększyć swój wysiłek w celu zdobycia nowych pracowników i stworzyć bardziej atrakcyjne umowy pracy dla obecnych, których należy zatrzymać w firmie na dłuższy czas. Ci pracownicy mogą przyczynić się do dodatkowego doskonalenia umiejętności swoich zespołów, a także ułatwić wspólną pracę różnych pokoleń. Z tego też powodu doświadczona załoga powinna zostać dłużej – należy jednak pamiętać, że przedsiębiorstwo oddali w ten sposób jedynie na jakiś czas problem związany z transferem wiedzy.
Najbardziej istotna jest możliwość wykorzystania technologii w celu zabezpieczenia wiedzy niezbędnej do prowadzenia biznesu, którą posiada każdy doświadczony pracownik, zanim ta wiedza „odejdzie” z firmy.
Wykorzystanie technologii
Gdy siła robocza jest faktycznie najważniejszym aktywem w organizacji, przyjmuje się, że można zarządzać nią jak zwykłym aktywem. Technologia – oprogramowanie EAM – może pomóc organizacji rozwiązać ten problem w identyczny sposób, jak w przypadku pozostałych aktywów. Technologia zbierania informacji o poszczególnych aktywach, takich jak np. harmonogram konserwacji i napraw linii produkcyjnych lub informacja o bieżących niezbędnych aktualizacjach oprogramowania – jest szeroko rozpowszechniona w wielu przedsiębiorstwach.
Następnym krokiem będzie zebranie informacji z całej organizacji – wykorzystanie technologii w celu przekazania umiejętności i doświadczenia starych pracowników związanego z konserwacją i zarządzaniem występujących aktywów dla mniej doświadczonych, którzy ostatecznie zajmą ich miejsce.
W ten sposób organizacja uniknie utraty wiedzy niezbędnej do prowadzenia działalności związanej z odchodzeniem doświadczonych pracowników na emeryturę, a rozwijający się „bank wiedzy” wspomoże efektywność i wydajność, a także podbuduje morale zespołu.
Korzyści są oczywiste – wysoko zmotywowana siła robocza, modyfikacje i usprawnienia w zarządzaniu fabryką i produktem, które przyczyniają się do obniżenia liczby przestojów, ograniczeniem powstawania sytuacji nieprzewidywalnych, a także zabezpieczenie przed groźbą wycieku informacji, wiedzy lub technicznego know-how z organizacji.
Obecnie problem ten nie występuje w szerokiej skali i nie dotyczy większości przedsiębiorstw. Jednak jest on dostrzeżony i nie jest już rozważaniem w stylu „czy moja organizacja zmierzy się z kryzysem?”, ale „czy jesteśmy przygotowani na kryzys?”. Najczęściej padającą odpowiedzą jest brak przygotowania firmy na tego typu zagrożenie.
Z gwałtownym rozwojem technologii i wzrostem globalnej konkurencyjności szybkie wdrażanie nowych pracowników jest działaniem priorytetowym. Możliwość transferu wiedzy z jednego pokolenia do drugiego staje się czynnikiem istotnym w średniookresowym planowaniu działalności biznesowej.
Każdy zdaje sobie sprawę z występującego problemu. Ostatnie badania menedżerów produkcyjnych i kierowników personelu w USA pokazały, że 92% badanych zdaje sobie sprawę, że utrata unikatowej i cennej wiedzy specjalistycznej w ciągu najbliższych pięciu lat spowoduje powstanie poważnego problemu. Jednak nikt nie stara się zapobiec temu procesowi. W tym samym badaniu tylko 30% ankietowanych ma pomysł na przejęcie wiedzy od wyspecjalizowanego personelu.
Obecnie wiele przedsiębiorstw nadal nie jest przygotowanych na poważne zmiany dotyczące siły roboczej, które nastąpią w ciągu najbliższych kilku lat. Doświadczenie i wiedza, dwa ważne elementy, na których przedsiębiorstwa opierają w znacznym stopniu swoją działalność, wkrótce zostaną bezpowrotnie utracone. Organizacje stracą w ten sposób swoje najcenniejsze aktywa. Problem jest dostrzeżony, jednak wszyscy uważają, że można poczekać z działaniem lub mają inne, bardziej istotne bieżące problemy, przez co nie podjęli żadnych działań zaradczych.
Kapitan Titanica myślał tak samo, jednak w bolesny sposób przekonał się, że jego rozumowanie nie było słuszne.
Tekst pochodzi z książki „The business impact of enterprise asset management” wydanej przez IBM Software Group.
Artykuł pod redakcją Michała Piłata
