Jak wdrożyć system CMMS?

Jesteś nowym kierownikiem Utrzymania ruchu i musisz wdrożyć system CMMS?

Wybrałeś system i zastanawiasz się jak przeprowadzić udane wdrożenie?

Widzisz niechęć pracowników już na etapie testów systemu i zastanawiasz się jak ich przekonać do zmiany?

Jeśli na którekolwiek z tych pytań odpowiedziałeś „TAK”, to oznacza, że czeka Cię proces wdrożenia systemu, który wybrałeś.

W poprzedniej części poradnika skupiliśmy się na tym, jak wybrać odpowiedni system CMMS spośród dostępnych na rynku. Jeśli ten krok jest już za Tobą, wchodzisz w wymagający etap, jakim jest wdrożenie systemu w przedsiębiorstwie. W tej części poradnika dotyczącego wdrażania systemu CMMS skupimy się właśnie na tym zagadnieniu.

Po pierwsze, odpowiednie przygotowanie do wdrożenia   

Wdrożenie CMMS wymaga dużo planowania, czasu i umiejętności zarządzania ludźmi. Aby Twoja organizacja mogła rozpocząć swoją podróż z lepszym zarządzaniem konserwacją, ważne jest, by zrobić to dobrze.

Wprowadzenie systemu CMMS często kończy się niepowodzeniem z powodu brakujących, niedokładnych i niejasnych danych. W tym celu przed wdrożeniem należy przeprowadzić inwentaryzację wewnętrzną.

Po pierwsze, przeprowadź ewidencję całego dostępnego parku maszynowego. Pamiętaj także, aby zweryfikować obecne stany magazynowe części zamiennych, tak aby od początku można było śledzić je w systemie.

Po drugie, upewnij się, że posiadasz wszystkie informacje na temat swoich kontrahentów i dostawców dla łatwiejszej organizacji logistyki.

Po trzecie, zadbaj o przeniesienie dokumentacji do systemu oraz o ile to możliwe, zapisanych planów prewencyjnych. Zazwyczaj prowadzone są one w plikach Excel, które stanowią ogromną bazę danych dla systemu CMMS. Jeśli istnieje taka możliwość, warto wprowadzić dane historyczne o awariach i usterkach, a także wcześniejszą historię przeglądów.

Na etapie przygotowań do wdrożenia, należy także upewnić się, że:

• Masz wsparcie i zaangażowanie kierownictwa przy wdrażaniu systemu;
• Infrastruktura informatyczna jest odpowiednio przygotowania do wdrożenia. W przypadku wdrażania systemu na serwerach w firmie niezbędne będzie udostępnienie infrastruktury IT dostawcy. Upewnij się, że dział informatyczny będzie na to gotowy, w innym wypadku projekt będzie się opóźniał. 

Wskazówka: Najlepiej zbierać dane jeszcze na etapie rozmów z dostawcami, ponieważ może to opóźnić wdrożenie systemu, co negatywnie wpłynie na odbiór systemu przez użytkowników już od samego początku.

Harmonogram wdrożenia CMMS

Harmonogram wdrożenia systemu CMMS w każdym przedsiębiorstwie będzie zależał od kilku czynników, w tym  jego wielkości, poziomu priorytetu, możliwości użytkownika, rodzaju dostępnych zasobów i innych. Niektóre wdrożenia zajmują miesiąc, inne rok. Aby sprawnie przeprowadzić wdrożenie, współpracuj z interesariuszami wewnętrznymi, takimi jak technicy i kierownicy firm, a także z dostawcą systemu CMMS, aby ustalić realistyczny harmonogram wdrożenia.

Jak stworzyć taki harmonogram?

O ile samo prowadzenie projektów może mieć różny charakter, tak pewne elementy pozostają niezmienne. O czym mowa? Oczywiście o spotkaniu startowym typu kickoff meeting, które dla większości użytkowników jest początkiem ich przygody z CMMS. Nie oznacza to jednak, że wszyscy interesariusze muszą być na tym spotkaniu obecni. Najważniejsze jest, aby wszystkie osoby, których projekt będzie obejmował, wiedziały, że ta inicjatywa została rozpoczęta oraz jak system będzie na nich wpływać.

Po spotkaniu można przystąpić do tworzenia harmonogramu wdrożenia etapowego. Projekt musi składać się z odpowiednich elementów, w zależności od tego jak planujemy przeprowadzić wdrożenie. Przed rozpoczęciem każdego z nich należy przeprowadzić spotkanie, na którym zostanie omówiony zakres działań, jakie należy wykonać podczas jego trwania. Kto powinien uczestniczyć w tych spotkaniach? Osoby, które w danym etapie będą miały do wykonania istotne zadania.

Przykład: przy wdrażaniu funkcjonalności do aplikacji dla produkcji, na przykład list czyszczenia maszyny, ważna jest obecność kierownika produkcji i brygadzistów.

W harmonogramie należy uwzględnić czas na testy użytkowników przed zakończeniem każdego z etapów. Istotne jest również, aby uczestnicy spotkania określili, czym dany etap ma się zakończyć.

Profesal (grupa ASTOR) jest zwolennikiem prowadzenia projektów metodą hybrydową pozwalającą na dostosowanie wymagań wdrożenia systemu do firmy Klienta. Wdrożenia przeprowadzane są etapami poprzedzonymi spotkaniami z kluczowymi osobami na danym etapie procesu po stronie Klienta.

Wskazówka: Przy systemach modyfikowaniach pod szczegółowe wymagania klienta niezbędne będą również spotkania opisujące dokładnie owe wymagania oraz ich weryfikacje dla lepszego zrozumienia potrzeb klienta przez dostawcę.

Opór przy wdrożeniu CMMS, czyli krótko o zarządzaniu zmianą

Wdrożenie CMMS to duża zmiana w pracy przedsiębiorstwa, a zmiana ta może być trudna. Nie zakładaj, że wszyscy Twoi pracownicy przyjmą system CMMS z otwartymi ramionami, ponieważ nowa sytuacja może budzić w nich wiele wątpliwości. Zapewne nie wiedzą czym jest system CMMS i w jaki sposób może im pomóc, a prawdopodobnie mogą podejrzewać, że jest to narzędzie, które może ich w przyszłości zastąpić.

Jak przygotować pracowników na zmianę? Warto zadbać o to, aby odpowiednio wcześnie zaangażować wszystkich pracowników i poinformować ich o wdrażaniu systemu, aby mieli czas oswoić się z nową sytuacją. Ważne jest tutaj także zaangażowanie kierownictwa, które powinno pokazać pracownikom niższego szczebla, jak ważne jest wdrożenie i co firma może przez nie zyskać. W tym celu można opublikować materiały promocyjne lub zorganizować spotkania z serii pytań i odpowiedzi.

Ważne również, aby nie zapomnieć o szkoleniach dla pracowników. Mogą być to szkolenia standardowe dla użytkowników systemu CMMS organizowane przez dostawcę. Dobrze sprawdzają się również aktywności doszkalające, takie jak filmy, webinaria czy pokazy.

W przygotowaniu pracowników na zmianę pomoże także, wspomniany wcześniej, etapowy harmonogram wdrożenia. Zmiany wprowadzane są stopniowo, dzięki czemu pracownicy mają czas na aklimatyzację do nowej sytuacji.

Wskazówka: Najtrudniej jest zacząć, warto więc zachęcić osoby do korzystania z systemu. W niektórych firmach wprowadza się elementy grywalizacji połączonej z metodami premiowymi (np. Najwięcej zamkniętych zgłoszeń w systemie przez techników, czy najtrafniej podane przyczyny przez produkcje)

Weryfikacja wyników

Wdrożenie systemu CMMS będzie miało duży wpływ nie tylko na procesy działu Utrzymania Ruchu, ale także na pracę innych działów w przedsiębiorstwie. Nauczenie się, jak mierzyć wpływ systemu CMMS na przedsiębiorstwo jest niezbędne, aby określić, czy osiągamy założone cele wdrożenia lub gdzie musimy wprowadzić ulepszenia.

Istnieje wiele kluczowych wskaźników wydajności (KPI), których można użyć do oceny osiągniętego sukcesu przez system CMMS. Warto analizować je po zakończonym etapie projektu, a szczególnie po wdrożeniu, kiedy to efekty będą najbardziej widoczne. Oto kilka najważniejszych wskaźników KPI, które mierzy większość zespołów Utrzymania Ruchu:

1. Wydajność zespołu Utrzymania Ruchu;
2. Szacowany, a rzeczywisty czas pracy;
3. Koszty i wydatki na działania prewencyjne w stosunku do ilości awarii;
4. Wskaźniki efektywności jak MTTR, MTBF i MTTF oraz ogólna rentowność maszyn.

Wskazówka: Warto, żeby takie KPI były jak najbardziej mierzalne, aby dało się je faktycznie zweryfikować (np. Czy pracownicy produkcji dodają zgłoszenia przez system? Jeśli 60% pracowników sprawnie używa systemu, a 40% nie dodaje zgłoszeń, wtedy od razu nasuwa się pytanie co zrobić)

Jak zapewnić ciągły rozwój przedsiębiorstwa?

Wdrożenie systemu CMMS powinno być dopiero początkiem drogi Twojego zespołu Utrzymania Ruchu do cyfrowej transformacji. Aby przedsiębiorstwo mogło się rozwijać warto korzystać ze wszystkich możliwości jakie daje nam system CMMS. Pamiętajmy, że CMMS to nie tylko łatwiejsza i bardziej automatyczna praca, ale przede wszystkim konkretne dane! Ponieważ Twoje oprogramowanie stale dostarcza informacji zwrotnych na temat wydajności Twojej placówki, zacznij je efektywnie analizować. W ten sposób znajdziesz nowe możliwości poprawy i rozwoju, które mogą wynikać ze wzrostu firmy i/lub uwolnionych zasobów.

Systemy CMMS to nieustannie rozwijające się narzędzia, które co chwila zaskakują nas nowymi rozwiązaniami i funkcjonalnościami. Z roku na rok system może przynosić Ci nowe korzyści i rozwijać się razem z Twoim przedsiębiorstwem. Na co warto zwrócić uwagę w nadchodzących latach?

1. Analiza danych – W systemach CMMS zbieranych jest coraz to więcej danych, dzięki którym możemy podejmować oparte na faktach działania.
2. Prewencja i predykcja – Mowa tutaj o dobrze skoordynowanej prewencji, która z czasem i rozwojem systemu może zmienić się w predykcje.
3. Autonomus Maintanance – wprowadzania Autonomicznego Utrzymania Ruchu dzięki popularności mobilnych końcówek oraz zwiększeniu możliwości produkcji.
4. Koordynacja UR i produkcji – zwiększenie współpracy tych działów poprzez ułatwioną komunikację i przepływ informacji między działami.

Dla przyszłości działania systemów informatycznych ważne są integracje CMMS z innymi systemami. Najczęściej są to system ERP (SAP, COMARCH czy ABAS) na poziomie wymiany bazy danych.
Dodatkowe możliwości poprzez integracje z systemami MES, SCADA lub bezpośrednio z czujnikami maszyn to jeszcze większa automatyzacja, jeżeli chodzi o rejestrowanie niepożądanych zdarzeń na maszynach, a nawet mikro-przestojów.

System firmy Profesal (grupa ASTOR), czyli Profesal Maintenance, to rozwiązanie rozwojowe, do którego ciągle wprowadzane są nowe funkcjonalności w odpowiedzi nie tylko na potrzeby klientów, ale także na trendy w cyfryzacji dostosowane do wymagań pracy utrzymania ruchu.

Wskazówka: System CMMS wspiera pracowników, aby mogli pracować szybciej i wydajniej. Może okazać się, że po wdrożeniu systemu 8 pracowników może wykonać pracę, którą wcześniej wykonywałoby 10 osób. Jak w takim razie uniknąć redukcji etatów? Zaangażuj pracowników w rozwój firmy poprzez utworzenie działu ciągłego doskonalenia, który skupiałby się na optymalizacji procesów, a także zgłębiałby wiedzę i wprowadzał filary metodologii TPM, prowadziłby inspekcje lub zajmował się wdrażaniem predykcji.