Jak wybrać system CMMS?

Jesteś nowym kierownikiem Utrzymania ruchu i musisz wdrożyć system CMMS? A może awansowałeś i widzisz potrzebę takiego wdrożenia? Strategia cyfryzacji przedsiębiorstwa wymaga znalezienia systemu dla działu UR lub obecne rozwiązanie nie spełnia twoich oczekiwań?

 Jeśli na którekolwiek z tych pytań odpowiedziałeś „TAK”, to oznacza, że czeka Cię proces wyboru odpowiedniego systemu klasy CMMS dla Twojej firmy!

System CMMS (z ang. Computerised Maintenance Management System) to system komputerowego wsparcia zarządzania utrzymaniem ruchu. Umożliwia cyfryzację i zwiększenie produktywności działu utrzymania ruchu. Dla efektywnego funkcjonowania parku maszynowego najważniejsze jest zachowanie ciągłości produkcji i ciągła optymalizacja procesów. Systemy CMMS wspierają służby UR w osiąganiu tych rezultatów.

Wybór odpowiedniego systemu nie jest jednak prostym zadaniem, głównie ze względu na to, że wprowadzi on ogromne zmiany w przedsiębiorstwie, na które trzeba się przygotować. Zmiany dotyczą nie tylko działów Utrzymania Ruchu i osób, które będą z systemu korzystać, ale także innych pracowników i działów, którzy pośrednio będą mieli z nim kontakt (działy jakości, BHP, dyrektorzy, czy nawet dział controllingu).

W tym artykule przedstawimy sprawdzone strategie pomagające wybrać system CMMS zwracając uwagę nie tylko na funkcjonalność, intuicyjność i cenę, ale i możliwości rozwoju oraz uzasadnienie biznesowe oparte o realne koszty.

1. Opracowanie specyfikacji

Jednym z najważniejszych kroków, które pozwalają osiągać korzyści z wdrożenia systemu CMMS, jest określenie potrzeb i oczekiwań kierowników i techników działu Utrzymania Ruchu, jak i wszystkich osób, które będą aktywnie korzystać z systemu. 

Weź pod uwagę dział produkcji (kierowników/planistów oraz brygadzistów i operatorów), którzy zajmą się koordynacją planu prewencji z planem produkcji, a także zasilą system danymi na temat awarii i usterek. 

Dział IT, także będzie aktywnie korzystał z systemu głównie w celach administracyjnych związanych z zarządzaniem zgodnością infrastruktury IT. 

Nie zapominajmy też o innych działach, jak działy infrastruktury, BHP, jakości i ciągłego doskonalenia, które dzięki systemowi będą mogły zarządzać obiektem, analizować przyczyny źródłowe, optymalizować proces czy zarządzać bezpieczeństwem maszyn.

Podczas opracowywania specyfikacji należy zwrócić uwagę na to, jak system może pomóc nam obecnie, a jakie możliwości otworzy przed nami w przyszłości. Oczywiście główne wymagania powinny być zdefiniowane przez dział UR, ponieważ on głównie będzie wspierany przez system, ale ważne jest także określenie potrzeb innych działów. Zastanów się jak ma wyglądać aplikacja dedykowana dla produkcji oraz co ma zawierać (np. czy w firmie stosowane jest Autonomus Maintenance [Autonomiczne UR], czy pracownikom wystarczy tylko moduł dodawania zgłoszeń awarii). 

Określając swoje potrzeby, nie trzeba wyznaczać od razu wszystkich funkcjonalności końcowych. Ten etap wspomoże jednak wybór odpowiedniego oprogramowanie przemysłowego, dzięki czemu korzyści z wdrożenia systemu CMMS będą największe.

Wskazówka: Dobrą praktyką jest, aby osoby, które biorą udział w etapie opracowywania specyfikacji brały także udział w spotkaniach z dostawcą. To pozwoli dostawcy zrozumieć ich potrzeby oraz wspólnie stworzyć kompleksowe rozwiązanie.

2. Spotkania z dostawcami

Systemów na rynku jest wiele, a każdy dostawca ma inne podejście do licencji, modyfikacji czy dodatkowych możliwości dla klienta. Najlepszym sposobem, aby dokładnie poznać system jest umówienie się z dostawcą na pokaz rozwiązania wraz z innymi osobami, na które będzie wypływać system CMMS.

O co warto zapytać dostawcę?

• Czy system oferuje wyglądy dostosowane do wykonywanych czynności (dla operatora maszyny, dla technika oraz kierownika i inżynierów)?
• Jak wygląda zarządzanie parkiem maszynowym? Czy zasoby można układać w logiczne struktury?
• Jak wygląda proces reakcji na zgłoszenie serwisowe?

• Jak wygląda planowanie i wsparcie wykonania działań prewencyjnych?
• Jak system wspiera dostęp do informacji (historii awarii i dokumentacji)?
• Jak system obsługuje rejestracje magazynu części zamiennych?
• Jakie analizy możemy prowadzić dzięki danym z systemu (ilości i przyczyny przestojów, raport Pareto, MTTR i MTBF, koszty działań prewencyjnych i serwisowych)

• I jedno bardzo ważne pytanie: Czy system można dostosować do naszego procesu?

Dodatkowo można zapytać o:

• Czy system może zintegrować się z innym oprogramowaniem 
• Możliwość gwarancji i wsparcia technicznego?
• Dostępność szkoleń dla pracowników?
• Wsparcie dostawcy podczas wdrożenia?
• Czy system jest modyfikowalny?

Po zakończonym pokazie warto zadbać o to, aby dostawca wysłał nam podsumowanie wszystkich informacji, które zostały zaprezentowane. Aby łatwiej było nam porównywać oferowane systemy, warto aby wszystkie oferty miały podobny zakres licencji i wymagań obowiązkowych.

Wskazówka: Wielu dostawców oferuje ciekawe moduły dodatkowe dopasowane do branży, w której planujemy wdrożyć CMMS. Warto, aby zapytać o te modyfikacje, które mogą ulepszyć system. Pozwala to na ułatwienie wyboru między dwoma podobnymi dostawcami w późniejszym etapie selekcji.

3. Wybór systemu

Na rynku jest dostępnych wiele systemów informatycznych różnych rodzajów – na pewno opłaci się poświęcić trochę czasu na znalezienie tego, który najlepiej sprosta Twoim wymaganiom. Warto zwrócić uwagę na to, żeby system miał potencjał poszerzania funkcjonalności i mógł się rozwijać razem z Twoją firmą. 

Profesal (Grupa ASTOR) oferuje możliwość porównania systemów za pomocą specjalnego narzędzia, które ocenia wdrożenie systemu z wielu perspektyw takich jak cena, mobilność, intuicyjność, dostępność szkoleń, czy czas gwarancji. Oprócz wersji prostej, porównującej tylko ogólne informacje, oferujemy również wersję złożoną, w której pod lupę bierze się elementy składowe głównych argumentów.  

Wskazówka: Podczas porównywania zaawansowanych systemów lub chęci osiągnięcia bardziej wiarygodnego wyniku przydatne jest narzędzie, które rozbija każdy z elementów analizy na bardziej szczegółowe podpunkty.

4. Uzasadnienie biznesowe – zwrot z inwestycji

Najważniejszym pytaniem, które zada każdy kierownik czy dyrektor przez zakupem rozwiązania jest „Czy wdrożenie systemu CMMS się opłaci?”. W przekonaniu ich, co do słuszności wdrożenia na pewno pomoże przedstawienie analizy SWOT, czy wskaźnika ROI.

Analiza SWOT to popularna technika polegająca na podzieleniu zebranych informacji na 4 kategorie: mocne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia. Te dwa ostatnie traktujemy jako ryzyka w projekcie co pozwala nam obrać odpowiednio wcześnie strategie uwydatniania szans i minimalizacji zagrożeń.

ROI (z ang. return on investment, czyli zwrot z inwestycji) to wskaźnik rentowności, stosowany w celu zmierzenia efektywności i opłacalności inwestycji.

Tutaj znów z pomocą przychodzą specjaliści Profesal (Grupa ASTOR) oraz ich autorskie rozwiązanie, czyli narzędzie do obliczania zwrotu z inwestycji. Narzędzie daje możliwość wyliczenia wskaźnika ROI w oparciu o dane klientów oraz badania rynku. 

Narzędzie wykazuje korzyści związane nie tylko ze skróceniem czasu przestojów, ale i skrócenie czasu reakcji w konkretnych działaniach, na które wpływa system CMMS. Realność podawanego wyniku wspiera również wykazanie kosztów operacyjnych oraz kosztu zarządzania zmianą, które są nieodłącznym elementem każdego wdrożenia.

Wskazówka: Ważne abyśmy zawsze zapisywali uwagi dotyczące działań, których aktualnie nie prowadzimy, a moglibyśmy prowadzić przy wsparciu systemu CMMS. Na przykład nie wykonujemy teraz analiz statystycznych, a dzięki systemowi CMMS będziemy poświęcać określoną ilość czasu na analizy wskaźników MTTR,MTBF,MTTF OEE oraz wykresów PARETO. Wartość dodana tego czasu znacząco przewyższa ich koszt.

5. Uwiarygodnienie dostawcy systemu

 Wdrożenie systemu CMMS może być istotnym wydatkiem dla przedsiębiorstwa, dlatego przed zakupem rozwiązania ważnym elementem jest odpowiednie uwiarygodnienie tego, co dowiedzieliśmy się podczas rozmów z dostawcą. 

Pierwszym etapem jest zazwyczaj przetestowanie DEMO systemu i sprawdzenie, jak system sprawdza się w realiach naszego zakładu. 

Warto zadbać o to, aby w DEMO zwierały się rzeczywiste elementy naszego parku maszynowego, co pozwoli urealnić jakość testów.

Dalszym etapem uwiarygodniania powinien być przegląd referencji danego dostawcy w celu sprawdzenia w jakich potrzebach system CMMS pomógł innym firmom.

 Warto zapytać o możliwość wykonania telefonu referencyjnego do osoby odpowiedzialnej za system lub wizyty referencyjnej u jednego z klientów.

Wskazówka: W obecnych czasach pandemii warto zapytać o możliwość zdalnej wizyty referencyjnej. Jest ona łatwiejsza w organizacji oraz wiąże się z mniejszymi kosztami a pozwala zobaczyć jak system działu u klienta preferowanego dostawcy