Metodyka wdrażania systemów klasy CMMS – integracja z systemami zewnętrznymi

Kontynuując przedstawione w poprzednich wydaniach Inżynierii i Utrzymania Ruchu elementy metodyki wdrażania systemów zarządzania utrzymaniem ruchu, należy omówić zasady integracji systemów klasy CMMS z innymi systemami funkcjonującymi w przedsiębiorstwie. Zagadnienie to zostanie omówione na przykładzie integracji Systemu Zarządzania Utrzymaniem Ruchu PEMAC z systemem firmy SAP.

Z przeprowadzonych przez autora analiz wynika, że niektóre systemy klasy CMMS mają gotowe interfejsy do systemów klasy ERP m.in.: SAP, Oracle Financials, JD Edwards. Integracja może dotyczyć wymiany danych z modułami: finansowym – danych dotyczących kosztów eksploatacji z uwzględnieniem obowiązującego w firmie planu kont i MPK (miejsca powstawania kosztów); magazynowym (logistycznym) – przekazywanie danych na temat stanów magazynowych oraz zmiany stanów magazynowych; HR (ang. Human Resources) – integracja danych dotyczących czasu pracy pracowników, kwalifikacji i uprawnień, stawek godzinowych; planowania pracy – przesyłanie informacji na temat planowanych prac związanych z eksploatacją, uzgodnienia planów. Na rysunku 1. zilustrowano rolę systemu CMMS w kontekście informatycznych systemów zarządzania przedsiębiorstwem.

^{Rys. 1. System CMMS w kontekście innych rozwiązań informatycznych wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem}

Ilustracją powyższego schematu jest następujący przykład: w systemie CMMS następuje otwarcie zlecenia na wykonanie miesięcznego przeglądu instalacji elektrycznej. Pracownik pobiera z magazynu niezbędne materiały (system CMMS). Informacja o zmianie stanu magazynowego automatycznie przekazywana jest do zewnętrznego systemu logistycznego (system ERP). Po zakończeniu pracy pracownik rejestruje informacje na temat faktycznie wykorzystanych materiałów w systemie CMMS. Podaje także przepracowany czas. Informacje powinny być automatycznie rejestrowane na zdefiniowanych wcześniej kontach kosztów, zgodnych z obowiązującym w firmie zakładowym planem kont (pochodzącym z systemu ERP). Zapisy na kontach kosztów mogą być przekazywane do systemu finansowego na bieżąco lub w określonych wcześniej odstępach czasu. Za koordynowanie pracy grupowej odpowiada system klasy WorkFlow, a poziom zadowolenia pracowników firmy z prowadzonych na ich rzecz prac konserwacyjnych bada ogólnofirmowy system CRM. Użytkownicy nieruchomości stają się w tym momencie „klientami wewnętrznymi” (systemy CRM odpowiadają zwykle za zarządzanie relacjami z klientami zewnętrznymi). Na koniec za udokumentowanie przeprowadzonych prac może odpowiadać kolejny system, np. klasy DMS (ang. Document Management System).

Poniżej wyspecyfikowano postulowane przez autora obszary integracji systemów klasy CMMS z systemami ERP w ramach wdrożenia systemu do zarządzania utrzymaniem ruchu:

• Gospodarka materiałami eksploatacyjnymi i częściami zamiennymi.
• Rejestry dostawców oraz infrastruktury technicznej.
• Plan kont z systemu finansowo-księgowego (księga główna). 
• Przepracowane godziny przez pracowników.
• Stawki godzinowe pracowników uwzględniające system premiowy.
• Śledzenie postępu dostaw materiałów i usług.
• Tworzenie zamówień i zapotrzebowań zakupowych.

W ramach powyższych obszarów integracji autor proponuje zastosowanie przedstawionej na rysunku 2. architektury interfejsu, który powinien przyjmować postać aplikacji pośredniczącej w wymianie danych pomiędzy systemem CMMS a systemem ERP. Interfejs ten może być opracowany z wykorzystaniem mechanizmów dostępnych w ramach systemu ERP lub może być dodatkowym oprogramowaniem zainstalowanym na serwerze aplikacyjnym. Dwukierunkowa wymiana informacji na temat generowanych dokumentów wspierana może być przez mechanizmy kolejkowania oraz odpowiednie komunikaty wysyłane w momencie modyfikacji, dodania lub usunięcia danych w którymś z systemów. W ramach wdrożenia, na początku mogą zostać zaimportowane z systemu ERP wszystkie dane o charakterze słownikowym (np. miejsca powstawania kosztów, rejestry dostawców, środków trwałych, pracowników itp.). W niektórych przypadkach (np. obsługa zleceń na realizację prac w dużych przedsiębiorstwach) interfejs ten może być dodatkowo podłączany do systemu WorkFlow, odpowiedzialnego za zarządzanie pracą grupową. System CMMS może przesyłać poprzez omawiany interfejs na przykład nowo utworzone zlecenia zakupowe i następnie czekać na komunikat o ich autoryzacji, po którym obsługa zakupów jest kontynuowana w systemie zarządzania nieruchomościami. W ramach omawianego interfejsu wszystkie informacje dotyczące prowadzonej na bieżąco synchronizacji danych zbierane są w rejestrach pracy interfejsu. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy transakcja nie kończy się sukcesem.

^{Rys. 2. Architektura standardowego interfejsu pomiędzy systemami CMMS i SAP}

Problemem przy tworzeniu proponowanego interfejsu może okazać się stosunkowo zamknięta architektura niektórych systemów klasy ERP. Integracja z niektórymi systemami ERP wymaga bardzo wysokich kompetencji ze strony programisty odpowiedzialnego za konfigurację lub napisanie interfejsu.

Tabela 1. Przykładowe obszary integracji

Interfejs do systemu SAP ma zazwyczaj charakter aplikacji pośredniczącej w wymianie danych pomiędzy systemem CMMS a systemem SAP (rys. 2). Informacje na temat generowanych przez systemy transakcji przekazywane są w formie dokumentów IDOC. Początkowo, w ramach wdrożenia systemu CMOS, jednorazowo zostają zaimportowane z systemu SAP wszystkie dane o charakterze słownikowym. W czasie normalnej pracy systemów w środowisku produkcyjnym wysyłane są do interfejsu komunikaty o zaistnieniu nowych transakcji w jednym z systemów (przez mechanizm ALE). Dodatkowo, interfejs w sposób cykliczny kontroluje, czy nie zostały wygenerowane jakieś nowe dokumenty. Interfejs komunikuje się poprzez standardowe biblioteki systemu SAP w języku C i pracuje jako użytkownik systemu SAP, posiadający odpowiednio zdefiniowane prawa dostępu (np. do wprowadzania wpisów dotyczących „księgowań wstępnych” do bufora księgowań). W związku z tym należy pamiętać o potrzebie posiadania dodatkowej licencji na dostęp do systemu SAP oraz czasami dodatkowej licencji do systemu CMMS, w zależności od wdrażanego rozwiązania. W niektórych przypadkach (np. tworzenie indeksów magazynowych) operacje są obsługiwane z wykorzystaniem bardziej złożonych mechanizmów jak np. WorkFlow (zarządzanie pracą grupową). Informacje zwrotne (dotyczące przeprowadzonych transakcji, występujących problemów itp.) są przechowywane w rejestrach interfejsu.

Przygotowując się do połączenia wykorzystywanych systemów informatycznych, należy zastanowić się, jakie procesy oraz dane powinny podlegać integracji. Należy także podjąć decyzję, w jakim trybie dane powinny być synchronizowane. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na jednokierunkową integrację, polegającą na obsłudze procesów biznesowych (np. obsługa gospodarki magazynowej) tylko w systemie SAP i cyklicznym aktualizowaniu informacji na temat stanów magazynowych w systemie CMMS. W tabeli 1. przedstawione zostały przykładowe obszary integracji dla systemu zarządzania utrzymaniem ruchu (na przykładzie systemu PEMAC) oraz systemu SAP.

W ramach każdego z przedstawionych w tabeli 1. modułów realizowanych jest szereg transakcji. W związku z tym należy podjąć decyzję, które z przetwarzanych przez systemy informacji powinny być synchronizowane z wykorzystaniem interfejsu. W przypadku gospodarki magazynowej będą to:

• numer magazynu,
• numer części (indeks),
• opis części,
• dostawca,
• lokalizacja części w magazynie,
• jednostka miary,
• rodzaj transakcji,
• wartość transakcji,
• wybrane pola opisowe dla indeksów magazynowych.

Bardziej złożonym zagadnieniem jest wstępne księgowanie kosztów powstających na poziomie systemu CMMS i podział np. faktur przez dział techniczny na pozycje ze względu na:

• obciążenie poszczególnymi pozycjami różnych MPK (Miejsca Powstawania Kosztów),
• obciążenie procentowe faktury dla różnych MPK,
• terminy płatności,
• branże,
• opis konta kosztów (np. usługi obce, zużycie materiału, zużycie energii).

Na początku realizowanego wdrożenia system CMMS musi zostać zasilony zaimportowanymi danymi dotyczącymi infrastruktury technicznej zakładu (np. nazwa, nr fabryczny, rok produkcji, producent, lokalizacja, wartość początkowa, opis techniczny, MPK). Pojawia się tutaj kolejny problem, ponieważ bardzo często w zakładach zupełnie innym sposobem prowadzone są w systemach księgowych rejestry środków trwałych (uwzględniające informacje historyczne na temat infrastruktury), niż postrzegają to służby odpowiedzialne za utrzymanie ruchu. W związku z tym struktura drzewiasta zależności występujących pomiędzy różnymi elementami parku maszynowego, elementami infrastruktury nieruchomości modelowana jest dopiero na poziomie systemu CMMS, a interfejs odpowiada tylko za wymianę wybranych danych (np. aktualna wartość) dla wybranych środków trwałych.

Podsumowując, zagadnienie integracji systemu CMMS z systemem ERP jest bardzo złożone i może mieć bardzo duży wpływ na budżet projektu informatyzacji działu utrzymania ruchu. Niestety gotowe rozwiązania, dostarczane przez producentów systemów, rozwiązują problemy integracyjne tylko częściowo i nie charakteryzują się wystarczającą elastycznością w zakresie zaspokajania indywidualnych potrzeb przedsiębiorstw. Po raz kolejny pojawia się tutaj aspekt dostosowywania wdrażanych rozwiązań informatycznych do funkcjonującej i posiadającej wiele przyzwyczajeń organizacji. Tym samym interfejs pomiędzy systemem CMMS i systemem ERP nie może stawać się kolejnym czynnikiem wpływającym na zmiany organizacyjne w dziale utrzymania ruchu. W kolejnych wydaniach Inżynierii&Utrzymania Ruchu zostaną omówione dalsze elementy proponowanej metodyki wdrażania systemów wspierających zarządzanie infrastrukturą techniczną i utrzymaniem ruchu, które mają wpływ na osiągnięcie zdefiniowanego na początku wdrożenia sukcesu projektu. W następnym artykule przedstawione zostaną zasady zarządzania pracą grupową oraz harmonogramowania prac w systemie CMMS. 

Z autorem artykułu można się skontaktować pod adresem: bartosz.soroczynski@pgk.pl

Autor: Bartosz Soroczyński, prezes zarządu Polskiej Grupy Konsultingowej