Kontynuując omawianie przedstawionych w poprzednich wydaniach Utrzymania Ruchu elementów metodyki wdrażania systemów zarządzania utrzymaniem ruchu, należy poruszyć temat zarządzania wymaganiami oraz zmianami.
Podsumowując opracowane na podstawie badań, przedstawiane częściowo we wcześniejszych publikacjach, oczekiwania użytkowników, trzeba stwierdzić, że do najważniejszych wymagań klientów wobec systemów zarządzania infrastrukturą techniczną należą:
-
szczegółowa inwentaryzacja posiadanej infrastruktury, uwzględniająca wyposażenie linii produkcyjnych, obszary pozaprodukcyjne oraz dokumentację techniczną,
-
zarządzanie umowami, aneksami oraz wynikają-cym z nich wykorzystaniem działu utrzymania ruchu,
-
planowanie, harmonogramowanie prac związanych z obsługą techniczną,
-
zarządzanie budżetem działu technicznego i związana z tym optymalizacja kosztów bieżących we wszystkich możliwych obszarach,
-
raportowanie z uwzględnieniem różnego rodzaju analiz i symulacji.
Biorąc pod uwagę wielkość zakładów wdrażających systemy klasy CMMS oraz bardzo dużą liczbę użytkowników o podobnym poziomie kompetencji, ale różnych oczekiwaniach, zagadnienia związane z zarządzaniem wymaganiami oraz zmianami mogą mieć znaczący wpływ na powodzenie realizowanego wdrożenia. Jak pokazują doświadczenia firm z rynku polskiego, ciągłe zmiany oczekiwań użytkowników odnośnie funkcjonalności systemów były jednym z powodów nieudanych wdrożeń w tych firmach. Do porażki dodatkowo przyczynia się brak standardów rynkowych w kontekście rejestrowania danych na temat infrastruktury produkcyjnej oraz pozaprodukcyjnej.
Kluczowy może okazać się moment zgłoszenia danego wymogu lub zmiany. W zależności od technologii oraz architektury wdrażanego systemu, np. wprowadzenie zmian pod koniec prac nad bardzo złożonym projektem może okazać się wręcz niemożliwe.
Na początku trzeba precyzyjnie określić, jakich korzyści oczekuje firma z wprowadzenia wdrożenia i tym samym zaproponować rozpoczęcie prac wdrożeniowych od informatyzacji wybranych (np. przez kadrę kierowniczą) obszarów. Koncentrowanie się na osiąganiu korzyści biznesowych doprowadzi kierownictwo projektu do trafnego określenia funkcjonalności systemu.
Przygotowując się do wdrożenia systemu informatycznego, należy zwrócić także uwagę na zagadnienia techniczne, związane z prowadzonym projektem. Można wyodrębnić następujące grupy wymagań o charakterze technicznym:
-
zastosowana w systemie architektura (np. wykorzystywanie architektury wielowarstwowej, wykorzystywane technologie, komponenty, składniki systemu dostarczane przez firmy trzecie),
-
wykorzystywany system zarządzania bazami danych,
-
wymagany sprzęt, jego obciążenie oraz niezbędne systemy operacyjne,
-
skalowalność proponowanych rozwiązań,
-
składniki wdrażanego systemu CMMS (np. środowisko GUI – ang. Graphical User Interface, klient dostępny przez przeglądarkę internetową, klient dla urządzeń przenośnych),
-
możliwość integracji z systemami zewnętrznymi,
-
wymagania dotyczące sieci teleinformatycznej (oczekiwania dotyczące przepustowości łączy, oczekiwane obciążenie sieci, szczególnie istotne w przypadku pracy w sieci rozległej),
-
bezpieczeństwo (system autoryzacji prowadzonych prac, szyfrowanie danych),
-
administrowanie systemem oraz archiwizacja danych.
Na podstawie przedstawionego powyżej zestawienia można określić kluczowe wymagania techniczne, które będą stanowiły uzupełnienie dla wymagań funkcjonalnych, związanych z informatyzowanymi procesami.
W tabeli przedstawiona została propozycja produktów, które powinny powstawać w kolejnych etapach głównej fazy wdrożenia systemu wspierającego zarządzanie utrzymaniem ruchu. Na jej podstawie można rozpocząć prace nad określeniem oczekiwanej funkcjonalności planowanego systemu.
Propozycja produktów, które powinny powstawać w ramach wdrożenia
|
Nazwa etapu |
Produkty |
|
Instalacja oprogramowania |
Oprogramowanie działające w sieci komputerowej firmy wdrażającej. Zainstalowane wszystkie komponenty firm trzecich, takie jak serwer baz danych, serwer WWW, system raportowania. |
|
Parametry systemu |
Praca systemu zgodnie z indywidualnymi potrzebami firmy, w oparciu o dedykowaną konfigurację systemu. |
|
Parametry obiektów i lokalizacji |
Podstawa do utworzenia rejestru infrastruktury technicznej. Zestawienie wszystkich lokalizacji w ramach całego zakładu. |
|
Konfiguracja użytkowników |
Działające konta użytkowników systemu, mogących logować się i korzystać z oprogramowania zgodnie z przypisanymi im prawami dostępu. |
|
Rejestr dostawców, producentów, podwykonawców, umów |
Na podstawie wymienionych rejestrów system zaczyna automatycznie tworzyć zlecenia prac oraz zamówienia zakupu towarów i usług. |
|
Rejestr urządzeń związanych z produkcją oraz infrastrukturą techniczną |
Szczegółowy rejestr wszystkich elementów infrastruktury technicznej. |
|
Rejestr materiałów eksploatacyjnych |
Rejestry indeksów magazynowych z podziałem na lokalizacje w ramach struktury zakładu. |
|
Kontrola stanów magazynowych |
Automatyczne zamówienia zakupowe dotyczące wybranych indeksów magazynowych. |
|
Rejestr czynności rutynowych – planowanie |
Generowanie przez system zleceń na wykonanie prac z uwzględnieniem informacji na temat wymaganych zasobów ludzkich, materiałowych oraz firm podwykonawczych. |
|
Urządzenia przenośne – zapotrzebowanie |
Zgłoszenia awarii są rejestrowane z wykorzystaniem urządzeń przenośnych, wyposażonych w czytniki kodów kreskowych, umożliwiające wczytywanie kodów urządzeń oraz kodów prowadzonych zleceń. |
|
Szkolenia |
Przeszkoleni pracownicy firmy na dwóch podstawowych poziomach. |
|
Import i konwersja danych |
Wszystkie wymienione powyżej rejestry uzupełnione o dane z istniejących w formie elektronicznej (np. Microsoft Excel) rejestrów. |
|
Interfejsy funkcjonujące
|
Działające interfejsy do systemów zewnętrznych, w tym systemu finansowol-księgowego(np. SAP, Oracle Financials), automatyki zainstalowanej na obiektach (systemy klasy BMS – Building Management System, zgłaszające sytuacje awaryjne bezpośrednio do systemu CMMS). Uwzględnić należy integrację z systemami zarządzania pracą grupową (ang. Work Flow). |
W kolejnych wydaniach Utrzymania Ruchu zostaną omówione dalsze elementy proponowanej metodyki wdrażania systemów wspierających zarządzanie infrastrukturą techniczną i utrzymaniem ruchu, które mają wpływ na osiągnięcie zdefiniowanego na początku wdrożenia sukcesu projektu. W następnym artykule przedstawiona zostanie propozycja podziału projektu na pięć głównych faz, składających się z kilkudziesięciu etapów oraz zadań projektowych. Opracowany harmonogram wdrożenia umożliwi rozpoczęcie prac nad specyfikacją przetargową, zapewniającą skuteczne zakontraktowanie oraz późniejszą realizację wdrożenia przy współpracy z firmą dostarczającą oprogramowanie.
Z autorem artykułu można się skontaktować pod adresem: bartosz.soroczynski@pgk.pl
Autor: Bartosz Soroczyński, prezes zarządu firmy Polska Grupa Konsultingowa
