Procesy zachodzące na każdym etapie logistyki są na tyle rozbudowane, że wymagają nowoczesnych narzędzi wspomagających. Magazynier wyposażony w kartkę i długopis nie jest już w stanie sprostać złożoności czynności realizowanych w logistyce. Niezastąpiona zatem okazuje się informatyka. Kluczową kwestię odgrywają programy typu WMS (Warehouse Management System) oraz inne aplikacje, które mają na celu komputerowe zarządzanie logistyką.
Struktura
Aplikacje, których zadaniem jest wspieranie procesów logistycznych, są rozbudowane, dlatego też bardzo często charakteryzują się strukturą modułową. Program główny odpowiedzialny jest za realizowanie procesów, takich jak zarządzanie towarami, nadzorowanie przemieszczania towarów, zarządzanie składowaniem itp. Kolejny moduł wykonuje funkcje związane z określeniem maszyn składujących. Ważny jest także moduł odpowiedzialny za wprowadzanie parametrów, które pozwalają na zarządzanie masą towarów, cenami, częstotliwością użytkowania czy też zamiennikami. Niektóre programy tworzone są z myślą o procesach logistycznych różnych branż. Przykład w tym zakresie stanowić może program DCI + firmy HDF, w skład którego wchodzą cztery moduły. Pierwsza część aplikacji to moduł główny odpowiedzialny za realizowanie procesów logistycznych w przedsiębiorstwach produkcyjnych lub logistycznych. Moduł DCI + My Automotive to przede wszystkim wspomaganie logistyki dostawców branży motoryzacyjnej. Z pewnością przydatne okażą się tutaj funkcje pozwalające na usprawnienie procedury zamawiania. W branży automotive procedury zapotrzebowania są bardzo specyficzne. Program DCI + My Suplier ma za podstawowe zadanie usprawnianie relacji biznesowych między dostawcami i odbiorcami. Tym sposobem użytkownik zyskuje możliwość sprawnego uzupełniania zapasów z jednoczesną szybką reakcją dostawców na zmiany w zamówieniach producentów. Funkcjonalność aplikacji DCI + My Sequence pozwala na dostarczenie części do montażu według sekwencji, która została określona przez producenta zgodnie z kolejnością montażu.
W programach wspomagających logistykę istotne są także zabezpieczenia. Wiele aplikacji (np. program Gestock) wykorzystuje różne poziomy dostępu, uwzględniające zakres uprawnień operatora. Najniższy stopień wejścia stanowi poziom obserwatora, który może jedynie pobierać informacje o stanie magazynu bez możliwości sterowania maszynami pakującymi. Nieco wyżej jest poziom magazyniera, gdzie możliwe jest wykonywanie normalnych funkcji. Na poziomie administratora użytkownik może uruchomić program, a także sortować dane dla uzyskania statystyk. Istnieje również możliwość edytowania nazw i pól bazy danych. Użytkownik może określać strefy ograniczonego i wolnego dostępu, a także nadawać operatorom prawa dostępu do całości lub części magazynu. Poziom serwisu zarezerwowany jest dla serwisantów, którzy mogą zmieniać parametry pracy aplikacji.
Elastyczność i funkcjonalność
Kompletne rozwiązanie wspomagające pracę magazynu to przede wszystkim elastyczność, która pozwala na nadzorowanie procesów magazynowych począwszy od przyjęcia wyrobu, poprzez przechowywanie, na wydaniu kończąc. Nie mniej istotne pozostaje wspomaganie zarządzania na każdym poziomie struktury organizacyjnej. Kluczową kwestię stanowi stała, a zarazem mobilna forma kontaktu z systemem magazynowym z łatwym dostępem do szczegółowych informacji dotyczących stanu zagospodarowania magazynu. Wdrażając narzędzia informatyczne, zyskuje się także pełną kontrolę nad zamówieniami. Istotne jest także zoptymalizowane zarządzanie miejscem magazynowym oraz systemowe sterowanie ruchem magazynowym. Dostępne na rynku systemy klasy WMS pozwalają na w pełni zautomatyzowane przygotowanie towarów do wysyłki z jednoczesnym tworzeniem dokumentacji wysyłanych towarów. Korzyścią wynikającą z zastosowania jest usprawnienie pracy w magazynie dzięki ograniczeniu błędów i pomyłek, a tym samym zwiększenie efektywności. Interesujące rozwiązanie stanowi możliwość optymalizacji pracy wózków widłowych przy uwzględnieniu rozkładu i lokalizacji magazynu. Oprogramowanie wspomagające logistykę przyczynia się do usprawnienia procesu inwentaryzacji poprzez wyeliminowanie czasochłonnych czynności związanych z ręcznym wprowadzaniem danych do systemu informatycznego. Szeroki zakres funkcjonalności pozwala na stały, a jednocześnie mobilny kontakt z pracownikiem magazynu. Wiele programów komputerowych współpracuje również z urządzeniami automatyki magazynowej.
Nowoczesne oprogramowanie stanowi rozległą infrastrukturę sprzętową bazującą na czytnikach i drukarkach kodów kreskowych oraz skanerach RFID. Bardzo często w magazynie wykorzystywane są także terminale radiowe.
Przyjęcie towaru i zarządzanie miejscem magazynowym
W pierwszej kolejności system WMS pozwala na sprawne przeprowadzenie przyjęcia towaru. W tym zakresie oprócz identyfikacji produktu kluczową kwestię stanowi możliwość rozpoznania dostawcy zewnętrznego lub pochodzenia z wewnątrz, np. z produkcji. Następnie odbywa się kontrola partii wyrobu zarówno pod kątem jakościowym, jak i ilościowym. Funkcjonalność niektórych programów pozwala na przyjęcie towarów w połączeniu z awizem i zamówieniem. Kolejna czynność, którą program realizuje, to przeprowadzany w sposób automatyczny wybór miejsca składowania.
Oprogramowanie wspomaga zarządzanie powierzchnią magazynową poprzez przydział odpowiedniego miejsca składowania. Użytkownik w tym celu powinien określić kryteria składowania, takie jak nośność czy też typ składowania, oraz zdefiniować przydział według masy towaru czy szybkiej rotacji. Przydatne są funkcje związane z automatycznym oznaczaniem strefy magazynowania.
Oprogramowanie przeprowadza ciągłą inwentaryzację, zatem użytkownik na bieżąco dysponuje informacjami dotyczącymi stanów magazynowych. Zazwyczaj istnieje również możliwość przeprowadzenia zaplanowanej inwentaryzacji. Wysyłane są wtedy odpowiednie zlecenia do terminali mobilnych i wózkowych.
Niezbędne dane przechowywane są w systemie. Stąd też mogą być wysyłane do innych aplikacji. W przypadku pobierania danych automatycznie zostaje uruchomiony proces uzupełniania brakujących informacji, możliwe jest tworzenie statystyk oraz historii przeprowadzanych operacji magazynowych.
Kompletacja zamówienia i wysyłka
Funkcjonalny program WMS pozwala na wybór sposobu wysyłki towaru. Zamówienie, które jest wprowadzone lub pozyskane z programu ERP, natychmiast wiązane jest z odpowiednim dokumentem przewozowym. Podczas kompletacji udostępniane są także informacje dotyczące czasu wysyłki oraz ilości i wagi. Aplikacja wyznacza strefę wysyłki dla zamówień z uwzględnieniem kryterium dostawy. Aktywowanie zlecenia może się odbywać w sposób manualny lub automatyczny, po czym rozpoczyna się kompletacja. W następnej kolejności system analizuje zamówienie pod kątem jego wielkości, ilości, pozycji oraz możliwości uwzględnienia opakowania zbiorczego. Do usprawnienia kompletacji może być wykorzystana funkcja konsolidująca zbieżności w zamówieniach. Uwzględnia się wtedy towar dla wspólnego odbiorcy, czy też jeden region dostawy. Aplikacja rozdziela pracę magazynierów i priorytety kompletacji. Identyfikacja zazwyczaj oparta jest na kodach kreskowych lub cyfrach kontrolnych, które bezpośrednio kojarzone są z odpowiednimi lokalizacjami. Skompletowane towary są weryfikowane w strefie wysyłkowej, a informacje mogą być wysyłane do programu ERP. W niektórych systemach procesy pakowania towaru wspomagane są już podczas kompletacji.
Optymalizacja wózków widłowych
Dostępne na rynku aplikacje pozwalają także na optymalizację pracy wózków widłowych. Dzięki oprogramowaniu możliwe jest obsługiwanie zadań zgodnie z przyjętym priorytetem. Zyskuje się przez to ograniczenie krzyżujących się zadań oraz zminimalizowanie pustych przebiegów. Podczas procesu optymalizacji uwzględnia się aktualne położenie wózków, a następnie analizowane są możliwości transportowe. Bierze się pod uwagę maksymalną wysokość podnoszenia, jak również zasięg, obszar pracy oraz nośność. Ważny jest rodzaj zdarzeń oczekujących na realizację. Priorytety uwzględnia się na bazie czasu oczekiwania na realizację. Dla zapewnienia optymalizacji pracy wózków widłowych kluczowe pozostaje także miejsce pobrań i dostarczenia towarów.
Co jeszcze?
Dodatkowe moduły znacząco zwiększają funkcjonalność programów WMS. Moduł zarządzania placem pozwala na kierowanie zarówno załadunkiem, jak i rozładunkiem pojazdów. Przybycie ciężarówki potwierdzane jest przez operatora wprowadzeniem danych do komputera. Niezbędne jest również przypisanie realizowanej funkcji, czyli załadunku lub rozładunku. System przyporządkowuje ładunek oraz określa trasę, kierując pojazd do odpowiedniej bramy. Wykorzystane są tablice informacyjne bądź wiadomości SMS wysyłane do kierowcy. Dla przykładu moduł zarządzania placem (Yard Management) firmy PSI pozwala na zminimalizowanie nakładów, które związane są z koordynowaniem ruchu pojazdów w obszarze magazynu. Oprócz tego zostają zredukowane przerwy pomiędzy operacjami, a użytkownik zyskuje skrócenie czasu oczekiwania samochodów.
W ramach rozbudowy systemu WMS można nabyć także moduł zarządzania zasobami. Dzięki niemu istnieje możliwość usprawnienia planowania dostaw za pomocą przyporządkowania zasobów do zadań, które stanowią np. przyjęcie, zamagazynowanie czy też wydanie. Konkretne zadania podzielone są na operacje. W myśl autorów programu zasobami są nie tylko ludzie, ale również stanowiska niezbędne do wykonywania czynności.
Dostępne na rynku oprogramowanie pozwala również na wspomaganie procesu inwentaryzacji. Narzędzia te stanowią szerokie spektrum zastosowania w magazynie. System opiera się na oznaczeniu za pomocą kodów kreskowych lub RFID. Inwentaryzacja polega na użyciu przenośnego terminala, który jest zintegrowany z czytnikiem. Przykład takiego systemu stanowi program SKK Inwentaryzacja, który pozwala na przeprowadzenie inwentaryzacji poprzez porównanie danych ze stanem ewidencyjnym. W następnej kolejności mogą być generowane raporty dotyczące zgodności, braków, nadwyżek, przesunięć czy zestawień.
Z myślą o mobilnych
Dostępne na rynku aplikacje wspomagają również procesy zachodzące w logistyce mobilnej. Specjalnie opracowane oprogramowanie pozwala na zarządzanie odbiorem i dostawą przesyłek w firmach z branży TSL. Odpowiednie funkcje planują zadania mobilnym pracownikom. Ważną cechą systemu jest także zapewnienie należytej kontroli nad zarówno miejscem, jak i czasem oraz sposobem wykonywania czynności. Kluczową kwestię stanowią zatem kolektory danych, które gromadzą informacje, przetwarzają je i raportują. Istotą systemu jest mobilna aplikacja zainstalowana w przenośnym komputerze wymieniająca dane z wykorzystaniem infrastruktury telefonii komórkowej. Dodatkowo kolektory danych wyposażone są w czytniki kodów i RFID. Rozwiązanie to oprócz kierowania pracą kierowców pozwala również na śledzenie aktualnego statusu zleconych przesyłek. Ważna jest automatyzacja obejmująca załadunek i rozładunek. Dzięki systemowi następuje szybkie powiązanie przesyłki kierowcy i środka transportu. Przenośne komputery pozwalają na tworzenie dokumentacji fotograficznej uszkodzonych paczek. Przykładem programu wspomagającego pracę mobilnych użytkowników może być system 4m Power Logistics firmy Sofline. Oparty jest na budowie modułowej, dzięki czemu może zostać wdrożona dowolna konfiguracja, która uwzględnia bieżące potrzeby użytkownika. Architektura wykorzystuje centralny system zarządzania oraz aplikacje w urządzeniach mobilnych. System ten stanowi dobre rozwiązanie w centralach i oddziałach firm, w których niezbędne jest kontrolowanie oraz wspomaganie procesów związanych zarówno z dystrybucją, jak i transportem. Jako urządzenie mobilne wykorzystywane mogą być telefony komórkowe.
Oprogramowanie wspomagające logistykę projektowane jest także z myślą o komputerach przenośnych pracujących z systemem operacyjnym Windows Mobile. Aplikacje te pozwalają na wspieranie procesów mobilnych, takich jak zamówienia, dostawy czy też dystrybucja. Istotne jest także komunikowanie z systemem satelitarnej rejestracji tras pojazdów.
Bogusław Tober, Project Manager, Asseco Business Solutions
– Wdrożenie systemu klasy WMS usprawnia funkcjonowanie magazynu, jednocześnie znacząco redukując koszty jego działania. Dzięki mechanizmom zarządzania miejscami składowania w oparciu o analizę rotacji towaru możliwa jest optymalizacja jego rozłożenia. Skróceniu ulegają również trasy zbiórki i czas operacji magazynowych. Zastosowanie powszechnych obecnie rozwiązań bezprzewodowych, takich jak terminale radiowe, kolektory danych czy nawet systemy voice picking, pozwala zoptymalizować i usprawnić pracę personelu.
Dostępność kompletnej informacji w systemie oraz standaryzacja procesów umożliwia lepsze zarządzanie pracownikami magazynu i ogranicza problemy w przypadku rotacji personelu lub nieobecności kluczowych osób. Dzięki krótszym przestojom, ograniczeniu liczby błędów, sprawniejszym procesom przyjęć i wydań oraz dokładniejszej kontroli możliwa jest oszczędność czasu przy jednoczesnym zwiększeniu jakości obsługi. Wszystko to można osiągnąć dzięki dobremu systemowi WMS, który pozwala na ograniczanie kosztów w obszarze logistyki.
Marek Jędra, wiceprezes zarządu Quantum software
– Istnieje cały szereg czynników o charakterze funkcjonalnym, którymi kierują się firmy wybierające systemy wspomagające logistykę magazynową, i to jest oczywiste. Ogromną rolę powinna jednak odegrać również ocena wiedzy i doświadczeń, jakimi dysponują firmy oraz osoby wdrażające dany system. Współczesny WMS, który potrafi sprostać obecnym oczekiwaniom logistyki, to duże i bardzo zaawansowane narzędzie informatyczne.
Istotne są więc kompetencje tych osób, które będą bezpośrednio we wdrożeniu uczestniczyć. Ważne, w ilu projektach dany konsultant wdrażał już ten konkretny system. Warto również zwrócić uwagę na liczbę specjalistów na rynku znających dany produkt, gdyż to dodatkowo daje gwarancję bezpieczeństwa i elastyczności.
Z kilkunastoletniego doświadczenia wiem również, że firmy, które dynamicznie się rozwijają i używają WMS, zmuszone są rozbudowywać system o nowe elementy, bo wymusza to na nich postęp. Warto więc sprawdzić, jak często producenci oferują nowe moduły i wersje systemu oraz jak dalece możliwa jest rozbudowa systemu.
Jerzy Majewski, kierownik Laboratorium Technologii Identyfikacyjnych w Instytucie Logistyki i Magazynowania (ILiM − GS1 Polska)
– System informatyczny WMS jest funkcjonalnym następcą systemu MES i przejmuje zarządzanie danymi dotyczącymi wytworzonych towarów w ostatniej fazie produkcji. Muszą jednak wówczas istnieć stosowne etykiety logistyczne dla całych jednostek paletowych oraz dla opakowań zbiorczych pośrednich. Jeżeli system MES nie ma możliwości ich wydrukowania, to musi przekazać do systemu WMS stosowne informacje w celu ich wdrukowania przez WMS. W praktyce jednak informatyczne systemy produkcyjne klasy MES są rzadkością, ich informacyjną funkcję przejmują najczęściej systemy klasy ERP, związane z wytwarzaniem poprzez algorytmy MRPII.
Niezależnie od źródła pozyskania danych (MES lub ERP), system WMS stosowany w przedsiębiorstwach produkcyjnych pozyskuje dane, traktując je jako postulatywne. Ich rzeczywisty wymiar powstaje dopiero w bezpośredniej bliskości systemu WMS, który przechwytuje wszelkie informacje o wytworzonych produktach z etykiet logistycznych wydrukowanych właśnie w ostatniej fazie produkcji. Jest to bardzo istotny moment całego procesu magazynowania, ponieważ od tej chwili rozpoczyna się magazynowy byt jednostki logistycznej zawierającej określone opakowania z produktami.
O jakości systemu informatycznego zawsze decydują dane dostarczane systemowi. Jeżeli jakość danych będzie wątpliwa, to skuteczność całego systemu WMS będzie stała pod znakiem zapytania. Wówczas najlepiej dać sobie spokój z jego wdrażaniem.
Każdy wytwarzany produkt już w fazie jego projektowania powinien mieć cechy towaru globalnego. Wynika to z faktu, że na początku jego drogi życiowej nie da się ściśle określić jego docelowego adresu przeznaczenia. Dobrze zaprojektowany pod względem logistycznym produkt krąży w długich lub krótkich łańcuchach dostaw, niekiedy się krzyżujących, śmiało wkracza do globalnej sieci dostaw i bezbłędnie trafia do ostatecznego konsumenta. Jeżeli jest dobrze oznakowany, to może być monitorowany w wielu magazynach przez wiele różnych systemów informatycznych.
Obsługa informatyczna tych działań jest skomplikowana, ponieważ zawsze musi uwzględniać rzeczywistość zachodzącą w magazynie. Kluczem do uniknięcia niebezpieczeństw wynikających z pomyłek, jest prawidłowa identyfikacja i interpretacja rozmaitych opakowań, które fizycznie znajdują się w magazynie. Służą temu techniki ADC pozwalające na systemowe identyfikowanie i przechwytywanie danych z etykiet opisujących rozmaite opakowania. Dane te są następnie przetwarzane w systemie WMS, gdzie na planie zaprojektowanej przestrzeni składowania powstaje szczegółowa „mapa” fizycznego rozmieszczenia zapasów.
Wyodrębnienie produktu spośród tysięcy innych jemu podobnych będzie utrudnione, jeżeli nie stosuje się ściśle określonych zasad jego identyfikacji. W odróżnieniu od handlowca postrzegającego produkty, jako towary, logistyk (magazynier) postrzega je jako opakowania. Te same produkty występujące w różnych opakowaniach (pojedyncze i zbiorcze) są w systemach magazynowych różnie identyfikowane, ponieważ tak widzi je magazynier. Zastosowany w magazynie WMS, wykorzystujący techniki ADC, utrzymuje relację między liczbą pojedynczych towarów a liczbą różnych opakowań zbiorczych, w których on występuje.
Automatyczna identyfikacja jest techniką, której nie powinno się w magazynie pomijać. ADC to nie tylko urządzenia: czytniki, drukarki czy terminale przenośne. Nie wystarczy mieć na opakowaniach nadrukowane kody kreskowe, trzeba jeszcze wiedzieć, jak je wykorzystać i jakie symboliki są bezpieczne dla globalnych łańcuchów dostaw, w których komunikują się ze sobą jego ogniwa – magazyny. Łatwe komunikowanie się na linii systemowej z różnorodnymi kontrahentami (dostawcami i odbiorcami) wymaga zastosowania jednolitego „języka” do identyfikowania i interpretowania kodów kreskowych znajdujących się na etykietach opakowań z materiałami. Jednolity sposób identyfikacji jest znany w świecie od blisko 40 lat i stosowany przez ponad milion firm na całym globie. Standardem tym jest międzynarodowy system GS1, opracowany i upowszechniany po to, aby racjonalnie realizować wszelkie przepływy logistyczne w globalnych łańcuchach dostaw. System GS1, często określany jako „The Global Language of Bussines”, jest w Polsce używany już przez blisko 18 tys. przedsiębiorstw, które mogą wykorzystywać coraz bardziej efektywnie narzędzia informatyczne: WMS + ADC + GS1.
Wojciech Kuberka, Winuel
– Wielu menedżerów logistyki rozważa wdrożenie systemu wspierającego funkcjonowanie magazynu. Pierwszym czynnikiem wskazującym na taką konieczność jest widoczny nacisk na jakość dostaw do klientów, która zależy od prawidłowości i terminowości wysyłek. Z kolei dążenie do zmniejszenia kosztów wiąże się m.in. z maksymalną sprawnością służby obsługi magazynu, a także z eliminacją przypadków zalegania towaru na magazynie. Typowym czynnikiem jest też wzrost wielkości magazynu.
Systemy WMS są odpowiedzią na te potrzeby. Udane wdrożenie pozwala na skrócenie czasu przygotowywania wysyłek/wydań, znaczącą redukcję błędów kompletacji/załadunku (przez co unika się reklamacji i poprawia wizerunek firmy), eliminację zalegania starego towaru i zmniejszenie kosztów szkolenia nowych pracowników (nie muszą uczyć się rozkładu towaru).
Zasadnicze warunki powodzenia to:
− przemyślenie funkcjonowania magazynu,
− dopasowanie systemu do potrzeb (współpraca z systemem ERP, możliwość modyfikacji przez producenta),
− kompetentne wsparcie dostawcy systemu,
− zaangażowanie wyższego kierownictwa.
Jacek Liber, dyrektor Działu Badań i Rozwoju, BCS Polska
– Nowoczesny system WMS powinien cechować się dużą elastycznością i skalowalnością pozwalającą na dostosowanie do wykorzystania w różnych branżach, jak: produkcja, transport i logistyka czy sprzedaż detaliczna i dystrybucja. Dla każdej z tych branż odpowiednio dostosowany system powinien mieć możliwość obsługi specyficznych dla niej procesów:
• Produkcja
– śledzenie partii.
− zapewnienie ciągłości dostaw na linię produkcyjną,
• Transport i Logistyka
– przeładunek (crossdocking),
– konfekcjonowanie,
– przetwarzanie zwrotów,
– śledzenie jednostek w łańcuchu dostaw.
• Sprzedaż detaliczna i dystrybucja
– zaawansowane mechanizmy kompletacji.
Systemy WMS powinny charakteryzować się możliwością współpracy z zewnętrznymi urządzeniami i rozwiązaniami stosowanymi w magazynach, jak systemy automatycznej identyfikacji (kody kreskowe lub RFiD), automatyka magazynowa itp. Dodatkowo powinny być wyposażone w mechanizmy optymalizacji w zakresie wykorzystania przestrzeni magazynowej (optymalizacja sposobu składowania towaru), jak również w zakresie realizacji procesów.
Dodatkowym czynnikiem, na który należy zwrócić uwagę przy wyborze systemów magazynowych, jest możliwość zaawansowanego raportowania sytuacji w magazynie w czasie rzeczywistym oraz efektywnego przechowywania i archiwizowania informacji o wszystkich zrealizowanych zadaniach powiązanych z konkretnymi jednostkami logistycznymi. Ma to ogromne znaczenie zwłaszcza w przypadku tak newralgicznych produktów, jak żywność lub akcesoria samochodowe, gdzie konieczne jest śledzenie produktu w całym łańcuchu dostaw.
Przy wyborze dostawcy systemu magazynowego należy kierować się jego znajomością procesów biznesowych w danej branży. Tylko wnikliwa i gruntowna analiza oraz dobrze przygotowany projekt dają gwarancję pełnego wykorzystania wszystkich możliwości nowoczesnych systemów zarządzania magazynem na etapie wdrożenia i użytkowania. Podczas wdrażania systemu należy pamiętać nie tylko o stanie aktualnym, ale również planach i kierunkach rozwoju firmy. Wybrany system powinien łatwo dopasowywać się do zmieniających się warunków funkcjonowania przedsiębiorstwa i realizacji strategii rozwoju.
Autor: Damian Żabicki
