Nowoczesne przedsiębiorstwo stanowi organizację na tyle rozbudowaną, że koniecznością okazuje się sprawne, szybkie, a zarazem skuteczne zarządzanie dokumentami. Powstają one nie tylko w tradycyjnej, papierowej formie, bowiem niemal każde przedsiębiorstwo z całym przekonaniem uznać można za masowego producenta dokumentów elektronicznych.
Informatyzacja obejmuje coraz więcej procesów zachodzących zarówno w przemyśle, jak i logistyce. Niezastąpione stają się komputerowe narzędzia, które pozwalają na tworzenie, śledzenie oraz przechowywanie dokumentów – DMS (Document Management System). Dzięki nim można przetwarzać wszelkie formy dokumentów, jakie powstają w organizacji. Istotne jest, że są to nie tylko dokumenty mające charakter wewnętrzny, lecz również papiery napływające z otoczenia organizacji (zamówienia, faktury, listy itp.)
Dla kogo DMS?
Wyniki przeprowadzonej przez redakcję ankiety wśród producentów i dystrybutorów oprogramowania klasy DMS pozwalają stwierdzić, że funkcjonalność tego typu aplikacji jest doceniana przez różne branże przemysłu. Świadczy to o różnej funkcjonalności i możliwościach programów. Trudno zatem mówić o pewnych stałych zasadach i jednoznacznym stwierdzeniu, że konkretna branża stanowi najliczniejszą grupę użytkowników DMS. Dla przykładu znaczącą grupę odbiorców programu emrm.Archive firmy Technodat stanowią klienci wywodzący się z branży elektronicznej (30%) oraz papierniczej, włókienniczej i drzewnej (30%). Taki sam udział w całości wdrożeń ma również branża spożywcza (30%). Najmniejszą liczbę aplikacji wprowadzono w branży tekstylnej (10%).
Inaczej kształtuje się struktura odbiorców systemu kancelaryjnego INDO firmy ArchiDoc. Aż 36% użytkowników stanowią banki. Taka sama liczba wdrożeń obejmuje firmy telekomunikacyjne. Spory udział ma również energetyka, bo aż 18%.
Korzyści
Wdrażając system klasy DMS, użytkownik zyskuje przede wszystkim zredukowanie czasu i kosztów przetwarzania dokumentów. Za korzyść należy uznać wyższy poziom obsługi klienta poprzez zautomatyzowanie standardowych procesów z jednoczesnym dostępem do żądanych informacji. Kluczową kwestię stanowi zdecydowanie wyższy poziom bezpieczeństwa przetwarzanych dokumentów. Z pewnością pozytywnym skutkiem wdrożenia jest zredukowanie zasobów ludzkich zaangażowanych w obieg dokumentów papierowych. Przedsiębiorstwo, implementując system zarządzania dokumentami, może także liczyć na obniżenie czasu i kosztów dostępu do poszukiwanych dokumentów. Ważne pozostaje uporządkowanie wewnętrznych procedur oraz koordynacja przetwarzania dokumentów różnych typów. Oprogramowanie komputerowe pozwala na szerokie możliwości w zakresie konfiguracji funkcji związanych z wyszukiwaniem informacji.
Systemy klasy DMS przyczyniają się do polepszenia kontroli procesów poprzez standaryzację metod pracy.
W ankiecie zapytano także o korzyści wynikające z wdrożenia DMS. Producenci wymieniają przede wszystkim zwiększenie wydajności wewnątrz organizacji oraz skrócenie czasu poświęconego na wyszukiwanie dokumentów. Pracownik zyskuje bowiem stały dostęp do archiwum. Systemy umożliwiają jednoczesne dojście do dokumentu kilku użytkownikom, co pozwala na zmniejszenie liczby błędów. Zazwyczaj wynikają one bowiem z pracy nad nieaktualną wersją dokumentu.
Każdy z dostawców oprogramowania wskazuje na bogate środowisko, z którym współpracuje system. W zakresie systemów operacyjnych aplikacje są w stanie współdziałać z Windows NT, Windows 2000, Windows XP także Vista oraz Linux. Oprócz tego Internetowy System Obsługi Firmy (ISOF) oferowany przez firmę HEUTHES poprawnie funkcjonuje z systemem operacyjnym AIX oraz Solaris. Oprogramowanie klasy DMS potrafi realizować swoje zadania także w środowisku bazodanowym, takim jak PostgresSQL, DB2, Oracle, MS SQL. Warto pamiętać, że DMS-y dostępne są zarówno jako części zintegrowanego systemu, jak i elementy wdrażane pojedynczo.
Funkcjonalność
Podstawowa cecha systemów typu DMS to przede wszystkim możliwość rejestrowania dokumentów. Nie mniej istotne pozostają funkcje związane z ich gromadzeniem, generowaniem, kategoryzacją, przetwarzaniem oraz wyszukiwaniem. Istotną kwestię odgrywa archiwizacja papierowych i elektronicznych dokumentów, które pochodzą ze skanera, dysku, faksu, poczty elektronicznej, czy też formularza www. Dostępne na rynku programy klasy DMS pozwalają na udostępnianie podglądu dokumentów nie tylko z poziomu systemu zarządzającego dokumentami, ale również ze szczebla pozostałych narzędzi informatycznych wykorzystywanych w firmie. Ważne jest w tej kwestii zarówno eksportowanie wprowadzonych danych, jak i ich importowanie z zewnętrznych systemów komputerowych. Interesujące rozwiązanie stanowi funkcja, dzięki której zadania są rozdzielane i kolejkowane (np. w programie Comarch DMS). Uwzględnia się wtedy procesowanie dokumentów pomiędzy uprawnionych użytkowników zgodnie z procedurami biznesowymi i logiką aplikacji.
W programach klasy DMS ważne są funkcje związane z wyszukiwaniem, dzięki czemu można szybko odnaleźć określone dokumenty.
Na rynku dostępne są także programy (np. Logito firmy Ideo) umożliwiające zarządzanie strukturą organizacyjną. Pozwala to na ewidencjonowanie wszystkich osób pracujących w systemie. Każda osoba przydzielona jest do właściwych komórek organizacyjnych. Tym sposobem przed każdym uruchomieniem systemu oraz definiowaniem uprawnień w sposób automatyczny tworzone jest drzewo struktury organizacyjnej z podaniem danych każdej osoby.
Zarządzanie wersjami dokumentów
Ważną funkcją w programach klasy DMS jest zarządzanie wersjami dokumentów. W wielu programach wszystkie czynności zostawiają swój ślad w dokumentacji systemu. Dla przykładu w aplikacji Statistica Document Management System firmy StatSoft Polska dokumenty nigdy nie są usuwane, chyba że program zostanie skonfigurowany tak, aby przechowywał informacje o historii zmian dokumentów do pewnego czasu. W programie tym podczas edytowania dokumentu tworzona jest od nowa wersja, której nadawany jest odpowiedni certyfikat autentyczności oraz podpis elektroniczny. Dodatkowo może zostać uruchomiona funkcja, dzięki której nowe wersje dokumentów mogą wymagać zatwierdzania przez odpowiednie osoby. Oprogramowanie DMS wykorzystuje również funkcje pozwalające na tworzenie kopii bezpieczeństwa.
Interesujące rozwiązania stanowią także moduły pozwalające na tworzenie kodów kreskowych na wydrukach, które przygotowane są w innych systemach. Przykładem w tym zakresie może być moduł V-Desk Imprint firmy PrimeSoft Polska. Operacja nanoszenia kodu kreskowego odbywa się podczas drukowania dokumentu i nie wymaga żadnej ingerencji ze strony operatora. Funkcja ta może okazać się przydatna szczególnie w przypadku dokumentów, które są generowane w firmie, ale po jakimś czasie trafiają z powrotem do niej. Chodzi tu przede wszystkim o faktury, umowy czy też dokumenty WZ. Podczas rejestrowania dokument jest automatycznie przypisany do konkretnej sprawy.
Większość dostępnych na rynku programów pozwala na pełne programowanie. Tym sposobem zyskuje się dostępność funkcji przez inne aplikacje. Przydatna okaże się także możliwość archiwizowania i przetwarzania faktur w formacie EDI. Ważne jest modelowanie procesów poprzez integrację aplikacji z bazami danych.
Co w środku?
Wiele programów klasy DMS bazuje na budowie modułowej. Pozwala to na zarządzanie zadaniami pogrupowanymi w bloki. Dla przykładu program Logito składa się z czterech modułów, z których pierwszy tworzy nowe sprawy, drugi zajmuje się sprawami oczekującymi, zaś trzeci – przeglądem zadań. Ostatnim modułem jest blok odpowiedzialny za przegląd spraw. Pierwszy moduł jest podstawowym elementem. Pozwala on na wprowadzanie dokumentów do bazy danych łącznie z informacjami dotyczącymi nadawcy dokumentu oraz czasu jego realizacji. W module spraw oczekujących zawarte są elementy, które zostały dodane do bazy danych, ale nie rozesłane jeszcze do pracowników. Wprowadzenie dokumentów do obiegu odbywa się z pozycji osób, które są do tego uprawnione. Za pomocą tego modułu są one wysyłane do poszczególnych pracowników z uwzględnieniem czasu zakończenia sprawy oraz priorytetu sprawy.
Kolejnym krokiem jest moduł „Przegląd zadań”, który odpowiedzialny jest za obsługiwanie czynności. Zostają tu przesłane dokumenty, które były wcześniej dekretowane. Pracownicy mogą je rozsyłać do osób, do których pismo nadeszło, przesyłać dalej oraz mogą je dokończyć. Ostatnim modułem jest „Przegląd spraw”. Dzięki niemu możliwe jest przeglądanie spraw, które zostały wprowadzone do systemu. W module tym umieszczono wyszukiwarkę zawierającą parametry odnajdujące konkretne sprawy. Przy wyszukiwaniu można uwzględnić określone kryteria, np. datę przyjęcia, komórkę organizacyjną, pracownika, czy też sygnaturę pisma lub nadawcę.
Bezpieczeństwo
Nie ma wątpliwości, co do tego, że w programach klasy DMS jednym z ważniejszych aspektów jest bezpieczeństwo dokumentów. W tym celu wiele dostępnych na rynku programów stwarza możliwość swobodnego zarządzania kompetencjami użytkowników poprzez przydzielanie im dostępu zarówno do poszczególnych funkcji programu, jak i określonych dokumentów czy procesów. Obszar uprawnień może dotyczyć przeglądania wybranych dokumentów i realizowanych spraw, dodawania dokumentów do systemu, zakończenia spraw, czy też ustanawiania zastępstwa między pracownikami.
W pierwszej kolejności aplikacja żąda od użytkownika podania aktualnego hasła. Mogą być one skonfigurowane tak, aby wygasały, celem wymuszenia na operatorze regularnej zmiany hasła. Do poprawy bezpieczeństwa z pewnością przyczyni się automatyczne blokowanie użytkownika, który przekroczył określoną liczbę prób logowania do systemu z użyciem błędnego hasła.
Rozwój, rozwój, rozwój…
Wyniki przeprowadzonej przez redakcję ankiety pozwalają stwierdzić, że wielu producentów rozszerza funkcjonalność oferowanych programów, tym samym dostosowując je do zmieniających się potrzeb użytkowników. Dla przykładu System Obiegu i Archiwizacji Dokumentów V-Desk firmy PrimeSoft Polska został uzupełniony o funkcje, takie jak e-kancelaria, zarządzanie dokumentacją projektową, zarządzanie procesem zakupów, czy też zarządzanie bazą sprzętową. Program emrm.Archive rozbudowano o bezpieczniejszy od dotychczasowego sposób przechowywania dokumentów oraz kontrolowany do nich dostęp. Oprócz tego została wprowadzona rezerwacja dokumentu na czas pracy nad dokumentem oraz automatyczny sposób powiadamiania użytkownika o konieczności zdjęcia rezerwacji z dokumentu.
Podczas ankiety zapytano także producentów o kierunki, w jakich rozwiną się systemy zarządzania dokumentami. Podkreśla się, że rozwój aplikacji zarządzania dokumentami będzie obejmował nie tylko obsługę i przepływ dokumentów, ale również wszystkie zasoby informatyczne. Tym sposobem zapewni się właściwą informację pod kątem czasu i odbiorcy. Producenci DMS-ów twierdzą także, że systemy te staną się firmową bazą danych, wykorzystywaną przez wszystkich pracowników. Mówi się również o tym, że systemy zarządzania dokumentami będą istotnym wsparciem dla systemów zarządzania (ISO). Zwraca się uwagę, że zakres funkcjonalności będzie ciągle się poszerzał. Ważne jest bowiem uwzględnienie ewentualnych potrzeb stworzenia mechanizmów i narzędzi realizujących dedykowane funkcjonalności. Uważa się, że udostępnianie informacji realizowane będzie poprzez rozbudowane mechanizmy raportowania i możliwości wyciągania wielu informacji z baz różnych systemów. Tym samym zostanie stworzona możliwość stałego monitoringu procesów zachodzących w firmie i ewentualna identyfikacja zjawisk niepożądanych.
Systemy zarządzania dokumentami przyjmą kierunki rozwoju dążące do powstania kompleksowych narzędzi umożliwiających użytkownikom zastąpienie dotychczasowych czynności wykonywanych z dokumentem papierowym pracami z dokumentem elektronicznym.
Andrzej Poćwierz, Industry Sales Manager, Autodesk
Według badań prowadzonych przez IDC na zlecenie Autodesk, świadomość polskich firm w zakresie profesjonalnych systemów zarządzania dokumentacją projektową jest cały czas stosunkowo niska. Większość przedsiębiorstw opiera się na systemie plików współdzielonych przez sieć, czy też przesyłaniu informacji e-mailem. Tymczasem dobrze wdrożone specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania dokumentacją projektową zapewnia szereg dodatkowych korzyści. Główną ich zaletą jest skrócenie czasu przygotowania produktu poprzez zwiększenie efektywności współpracy pomiędzy członkami zespołu projektowego oraz usprawnienie wielokrotnego wykorzystania danych. Systemy zarządzania dokumentacją upraszczają obieg dokumentów, a także organizację pracy projektowej, przy zapewnieniu pełnej kontroli nad zmianami i poszczególnymi wersjami projektów. Ma to ogromne znaczenie, biorąc pod uwagę liczbę osób, które weryfikują i zatwierdzają każdy z projektów.
Drugim aspektem jest możliwość wykorzystania danych projektowych przez inne działy w firmie, w szczególności produkcyjno-technologiczne. Rozwiązania proponowane przez Autodesk umożliwiają wymianę danych z systemami ERP istniejącymi w firmie, to z kolei pozwala na łatwe korzystanie z danych projektowych przez chociażby dział zaopatrzenia.
Sprawny system zarządzania dokumentacją projektową zapewnia firmom – co jest istotne zwłaszcza w obecnej sytuacji gospodarczej – większą elastyczność i możliwość szybszego dostosowania swoich produktów do nowych wymagań rynkowych. Wdrożenia realizowane przez partnerów Autodesk pokazują, że dobry system zarządzania dokumentacją projektową jest inwestycją, która szybko się zwraca. Jestem przekonany, że popularność systemów zarządzania dokumentacją projektową będzie systematycznie rosła w kolejnych latach.
Mariusz Barycki, dyrektor informatyki, ArchiDoc
Podstawową barierą w stosowaniu rozwiązań typu BPM /DMS jest nieznajomość możliwości, jakie płyną ze stosowania tego typu rozwiązań. Trudno wymagać od kadry zarządzającej daną organizacją, aby posiadała szczegółową wiedzę o wszystkich dostępnych narzędziach informatycznych, organizacyjnych czy sposobach rozwiązywania wszystkich problemów technicznych czy organizacyjnych. Często wewnętrzne zespoły informatyczne starają się zachować istniejący status i rzadko podejmują ryzyko wprowadzania nowych systemów. Często starają się promować własne rozwiązania, nie zawsze ekonomicznie uzasadnione.
Jeszcze niedawno uważano, że outsourcing jest modą i szybko przeminie. Dzisiaj wielu prezesów i dyrektorów widzi, że kierunek ten jest nieodwracalny i przekazywanie wyspecjalizowanym firmom procesów niezwiązanych z core biznesem jest koniecznością.
Jeśli powiążemy outsourcing i systemy DMS/BPM, to okaże się, że jest to nierozerwalna para, która pozwala ograniczać koszty, wyzwala ukryty potencjał w organizacji, a osobom zarządzającym pozwala się skupić na rozwijaniu firmy.
Kryzys trwa nieustannie i powinno się działać tak, aby redukować koszty, ale jednocześnie rozwijać organizację poprzez nowe technologie i dopasowywać firmę do wymagań rynku.
Inwestycja w koszty albo właściwie inwestycja z kosztów to rozwiązania, które proponujemy w zakresie usług kancelaryjnych. To rozwiązanie, które daje do 40% oszczędności w firmie. Outsourcing kancelarii oparty na systemach BPM/DMS to dopiero początek optymalizacji kosztów procesów biznesowych firmy. Początek wielkiej przygody. Ale aby poczuć smak przygody, trzeba kupić bilet i pojechać. Jak jednak przekonać istniejącą organizację, że to się po prostu opłaca?
Myślenie całościowe o procesach biznesowych wymaga od kadry zaangażowania, nieustannego wyłamywania się ze struktury organizacyjnej i przechodzenia z organizacji typu hierarchicznego do elastycznych struktur zadaniowych lub macierzowych. To wymusza wprowadzenie i stosowanie systemów BPM.
Wojciech Grzybek, prezes zarządu HEUTHES
Obecnie firmy handlują nie tylko towarami i usługami. Szczególnego znaczenia nabiera wartość informacji. Można już mówić o łańcuchu dostaw informacji. Coraz większe znaczenie ma informacja, która powinna dotrzeć w odpowiednim czasie, mieć swoją wartość biznesową i przede wszystkim powinna przełożyć się na rzeczywiste działanie. Będzie to oczywiście możliwe tylko w przypadku, gdy dana informacja nie zaginie w natłoku innych.
Przed takim niebezpieczeństwem chronią obiegi pracy i informacji w systemach DMS, które coraz częściej są zintegrowane z rozwiązaniami SCM. Zmienia się również sama produkcja. Pojawiają się drukarki trójwymiarowe, za pomocą, których możemy wyprodukować samodzielnie nowy produkt. Od dawna funkcjonują obrabiarki sterowane numerycznie. W obydwu przypadkach do wytworzenia nowego produktu wystarcza posiadanie odpowiedniego pliku elektronicznego z projektem. Wobec powyższych można wnioskować, że w przyszłości przepływ informacji wpłynie również na rozproszenie produkcji.
DMS obecnie nie jest jeszcze powszechnie stosowany. W związku z tym ważniejsze od wybiegania w przyszłość jest bieżące zwiększenie udziału tego rozwiązania w przedsiębiorstwach. Realizacja filozofii „firmy bez papieru” jest odległa, a jej wprowadzenie wymaga inwestycji w nowoczesne rozwiązania informatyczne. Dzisiaj kluczowe jest rozpowszechnienie podpisu cyfrowego, wprowadzenie bezpiecznej poczty elektronicznej oraz opanowanie masowego skanowania starych dokumentów papierowych. Innowacji należy się spodziewać w obszarze indeksowania i zaawansowanego wyszukiwania dokumentów.
W Polsce największą barierą w rozwoju DMS jest ustawa o podpisie elektronicznym. Ma ona kluczowe znaczenie, gdyż jej niedoskonałość blokuje choćby rozwój na szeroką skalę zastosowania faktur elektronicznych. Należy również mieć na uwadze bariery mentalne i przyzwyczajenia ludzi do papieru, z którym trudno jest się rozstać. Brak jest również na rynku szerokiego spektrum systemów DMS. Ogromne znaczenie mają rozwiązania w trybie SaaS. Dzięki nim można wynająć DMS w systemie ISOF bez znacznych nakładów na wdrożenie i licencje.
Przykładowe koszty drukowania i rozsyłania tradycyjnych faktur papierowych są wysokie i powszechnie znane. Upowszechnienie ich elektronicznych wersji znacznie zredukuje koszty obsługi. Wysokie bezpośrednie koszty pracy związane są z archiwizowaniem i wyszukiwaniem papierowych dokumentów. Znalezienie właściwego dokumentu elektronicznego w systemie DMS to kwestia sekund, odszukanie papierowego w archiwum to często długie minuty.
Autor: Damian Żabicki
