W dobie rozwoju koncepcji Przemysłu 4.0, w której ważną rolę odgrywa automatyzacja i cyfryzacja procesów, korzystanie z narzędzi informatycznych, w tym systemów ERP, jest istotnym elementem budowania przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa.
ERP (Enterprise Resource Planning) to informatyczny system wspomagający zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Pozwala na realizację funkcji kierowniczych we wszystkich obszarach funkcjonalnych firmy (produkcja, sprzedaż itd.).
Jak wynika z przeprowadzonego badania redakcyjnego, system ERP jest stosowany w zakładach 87% respondentów. W przypadku 7% ankietowanych planowany jest w najbliższym czasie zakup tego systemu. Z kolei 6% uczestników badania odpowiedziało, że w ich firmie nie korzysta się z tego systemu i nie jest planowany jego zakup, gdyż nie ma takiej potrzeby (rys. 1).
Jak zauważa Robert Stiller, Associated Partner w firmie Hicron, konkurencja na rynku systemów ERP jest bardzo duża. Wynika to z faktu, że firmy, wykorzystując coraz nowocześniejszą technologię, starają się rozwijać oferowane rozwiązania o nowe możliwości biznesowe i funkcjonalne. Dotychczas systemy ERP skupiały się na zarządzaniu i optymalizacji wewnętrznych zasobów, a obecnie wychodzą poza własny ekosystem. Nowoczesne rozwiązania, integrując się w łatwy sposób z automatyką przemysłową, z własnymi klientami i danymi pozyskanymi z Internetu, pomagają w podejmowaniu coraz trafniejszych decyzji. Dodatkowym elementem sprzyjającym rozwojowi nowoczesnych systemów ERP jest dostęp do coraz wydajniejszej i tańszej mocy obliczeniowej.
Jak podkreśla Natasza Piekarska, Marketing Manager w firmie iPCC, oprogramowanie ERP jest i będzie w najbliższych latach podstawowym rozwiązaniem do zarządzania przedsiębiorstwami. Natomiast systemy tej klasy muszą obecnie uwzględniać gwałtowny rozwój cyfryzacji różnych procesów gospodarczych i nadążać za rozwojem technologii. W najbliższych latach należy się spodziewać: wzrostu wykorzystywania systemów ERP przez mniejsze przedsiębiorstwa, głównie dzięki możliwościom rozwiązań chmurowych; wyboru systemów ERP współpracujących z nowymi rozwiązaniami technologicznymi; pojawienia się nowych start-upów oferujących ograniczone, ale wykorzystujące nowe technologie systemy ERP, a także wzrostu roli systemów dostosowanych do specyfiki danej branży.
Główni odbiorcy – firmy produkcyjne i dystrybucyjne
Z sondażu wynika, że głównymi odbiorcami opisywanych rozwiązań są firmy pochodzące m.in. z takich sektorów, jak produkcja oraz handel (100% wskazań), a także usługi (75% wskazań).
Jak tłumaczy Robert Stiller, Associated Partner w firmie Hicron, najważniejszymi odbiorcami są zdecydowanie firmy produkcyjne i dystrybucyjne, ponieważ w tym sektorze występuje największa złożoność procesów i właśnie tam system ERP przynosi najwięcej korzyści biznesowych. Dlatego takim firmom łatwiej uzasadnić konieczność zmian i inwestycji w nowe rozwiązania. Bycie na czas, a raczej wyprzedzanie konkurencji, determinuje sukces tych sektorów biznesowych. Firmy, chcąc przewidywać trendy i kreować nowe rynki zbytu, sięgają po nowoczesne systemy ERP, dzięki czemu mogą w istotny sposób budować przewagę konkurencyjną na rynku i stać się liderem.
Trudna sztuka wyboru
Z deklaracji uczestników badania wynika, że w przypadku ich firm odpowiedzialność za wybór systemu ERP spadła na barki zarządu (49%), dedykowanego zespołu (29%) lub kierownika IT (17%). Pozostały odsetek (5%) ankietowanych nie wie, kto był odpowiedzialny za ten wybór.
Okazuje się, że głównym kryterium branym pod uwagę przy wyborze systemu ERP jest funkcjonalność (80%). W dalszej kolejności znalazły się: koszt zakupu (52%), możliwość integracji z innymi systemami (48%), koszt eksploatacji (36%), serwis powdrożeniowy (32%), marka producenta (23%), a także zastosowana technologia (12%) oraz potencjalne zyski (10%) (rys. 2).
Natomiast jeśli chodzi o najważniejsze czynniki, które należy uwzględnić podczas wyboru dostawcy systemu ERP, za najbardziej istotne zostały uznane: doświadczenie dostawcy (72%), ogólne warunki współpracy (68%) oraz warunki finansowe (48%). Mniejszą uwagę klienci zwracają na pozycję dostawcy na rynku (26%) oraz markę dostawcy (12%).
Wiele korzyści
Zdaniem ankietowanych głównymi korzyściami wynikającymi z wdrożenia systemu ERP są: aktualny dostęp do informacji (77%), automatyzacja i ujednolicenie procedur (68%), dostosowanie raportowania do poszczególnych poziomów zarządzania (48%), poprawa procesów produkcyjnych (46%) oraz identyfikacja i minimalizacja błędów lub nieefektywnych działań (45%). W opinii respondentów innymi korzyściami są również: skrócenie czasu decyzji kadry zarządzającej (42%), sprawniejsza obsługa klientów i szybsza reakcja na ich potrzeby (40%), lepszy i wyraźniejszy podział zadań pracowników (38%), usprawnienie struktur przedsiębiorstwa (36%), zwiększenie bezpieczeństwa danych (30%), poprawa sprzedaży i dystrybucji (24%) oraz zmniejszenie stanu magazynów (20%).
Na pytanie „Czy wdrożony w zakładzie system ERP spełnił/spełnia założone cele?” ankietowani odpowiedzieli: raczej tak (64%), raczej nie (14%), zdecydowanie tak (12%), zdecydowanie nie (6%) oraz trudno powiedzieć (4%) (rys. 3).
Systemy ERP mają niewątpliwie wiele zalet. A czy mają jakieś wady? Jak wyjaśnia Robert Stiller z firmy Hicron, trudno mówić o wadach systemu. To, że zapewnia on szybki dostęp do wiarygodnej informacji, że każdy będzie wiedział, na jakim etapie jest dany proces, nie jest wadą, tylko konsekwencją implementacji systemu. Konsekwencją jest również konieczność zmian biznesowych oraz inwestycji, jakie te zmiany pociągają.
Każdy dostawca systemów IT dostarcza zestaw dobrych praktyk – warto, żeby przedsiębiorcy korzystali z tych sugestii. Jeśli ktoś już raz zapłacił za to, aby system miał pewne funkcje, predefiniowane procesy, to byłoby wysoce nieefektywne nieskorzystanie z tych wskazówek.
Jak tłumaczy Robert Stiller, automatyzacja w systemach informatycznych ERP jak najbardziej jest źródłem przewagi konkurencyjnej. Można tutaj wyróżnić dwa podejścia: automatyzacja w ujęciu czysto technologicznym, która ma na celu zastępowanie człowieka w pracy fizycznej, oraz automatyzacja w kontekście procesowym/systemowym, odciążająca ludzi w działaniach systemowych, które może wykonać oprogramowanie. Korzyścią w obu przypadkach jest możliwość oddelegowania ludzi do prac bardziej ambitnych i skoncentrowanie się na tym, co jest najważniejsze, czyli podejmowaniu najkorzystniejszych decyzji.
W obliczu wyzwań
Okazuje się, że największymi trudnościami, z którymi trzeba się zmierzyć podczas wdrażania systemu ERP, są przede wszystkim: zdefiniowanie wymagań funkcjonalnych (71%), integracja systemu ERP z innymi systemami (65%), dostosowanie i parametryzacja systemu (58%), migracja danych (54%) oraz szkolenie użytkowników (45%). Pewne trudności sprawiają również wybór dostawcy (19%) oraz uruchomienie systemu (16%).
Co istotne, jednym z kluczowych problemów, z jakimi obecnie borykają się producenci systemów ERP, jest niedostatek wykwalifikowanych sił wdrożeniowych. Jak tłumaczy Jacek Parzonka, zastępca dyrektora ds. rozwoju produktów, w tym Navireo ERP, w firmie InsERT, często bywa tak, że system ERP „z pudełka” nie wystarcza i konieczne jest przygotowanie modyfikacji, rozszerzeń oraz dodatkowych rozwiązań, spełniających specyficzne wymagania klienta. I tu niezbędne są wykwalifikowane i doświadczone osoby, z umiejętnościami wdrożenia takich systemów w konkretnych uwarunkowaniach aplikacyjnych.
Nakłady finansowe
Czy wdrożenie systemu ERP wiąże się z dużymi nakładami finansowymi? Zdaniem przedstawiciela firmy Hicron są to bardzo duże nakłady finansowe, które należy trafnie zaplanować i zabezpieczyć. Warto zaznaczyć, że nie wynikają one tylko z takich czynników, jak wartość oprogramowania, koszt usługi wdrożeniowej i sprzętu. Ważne jest, aby w całościowych nakładach finansowych związanych z implementacją nowego systemu uwzględnić koszty osobowe zespołu po stronie klienta oddelegowanego do projektu, budowę systemów motywacyjnych i konieczność wdrożenia zmian procesowych. Nawet w dzisiejszych czasach, przy bardzo rozbudowanej świadomości techniczno-systemowej po stronie przedsiębiorców, właścicieli firm, zdarza się, że klienci myślą, iż system wdraża wyłącznie sam dostawca i nie wymaga to istotnego zaangażowania zespołu po stronie klienta.
Również Magdalena Trybus, specjalista ds. finansowania systemów Comarch ERP, uważa, że oszacowanie kosztu zakupu i wdrożenia systemu wymaga uwzględnienia wielu parametrów. Tak jak różne są przedsiębiorstwa, tak różne będą wyceny systemu ERP odpowiadającego na ich potrzeby. Ważne, aby wiedzieć, jakie elementy składają się na inwestycję i na co zwrócić uwagę, by ostateczne jej koszty nie odbiegały od zaplanowanego budżetu.
Jedynie przy zakupie podstawowego oprogramowania dla najmniejszych przedsiębiorców, pozwalającego na wystawianie faktur, czasem też zarządzanie magazynem i sprzedaż internetową, oszacowanie kosztów inwestycji jest proste i precyzyjne. Sięgamy po gotowy, standardowy produkt, niewymagający zaawansowanego wdrożenia. Taki program dostępny jest też często w formie usługi, której koszt zamyka się w kilkuset złotych rocznie lub kilkudziesięciu złotych miesięcznego abonamentu.
Na koszt bardziej rozbudowanego systemu ERP składa się wiele elementów, które łatwiej bądź trudniej wycenić. Przedsiębiorcy oczywiście otrzymują takie wyceny od firm informatycznych, ale warto wiedzieć, na jakie elementy zwrócić uwagę i sprawdzić, czy coś nie zostało pominięte, aby całkowite koszty inwestycji nie były zaskoczeniem. Praktyka pokazuje bowiem, że najtańsze oferty mogą się okazać najdroższe.
Jak mówi Magdalena Trybus z firmy Comarch, warto też sprawdzić, kto dokładnie jest producentem oferowanego rozwiązania i czy wszystkie moduły systemu są wyprodukowane i objęte gwarancją jednej firmy. W przeciwnym razie klient staje się uzależniony od firmy, która wdrożyła wszystkie rozwiązania, i musi liczyć się z wyższymi kosztami utrzymania systemu. Analizując oferty, trzeba zwrócić uwagę, jakie usługi zostały ujęte w ramach procesu wdrożenia i jaki jest dokładnie ich zakres. Te tańsze mogą nie uwzględniać takich elementów, jak wsparcie posprzedażowe czy szkolenia pracowników. Takie elementy, nieuwzględnione w pierwotnej wycenie, będą słono kosztować przedsiębiorcę, gdy okażą się niezbędne w trakcie wdrożenia.
Kompletna usługa wdrożeniowa powinna obejmować następujące elementy: analiza przedwdrożeniowa, instalacja systemu, konfiguracja, migracja danych, szkolenia pracowników oraz asysta.
Profesjonalnie przeprowadzona analiza to podstawa udanego wdrożenia. Jak podkreśla Magdalena Trybus z firmy Comarch, cały proces rozpoczyna się właśnie na etapie określenia potrzeb pracowników i dopasowania rozwiązań zaspokajających te potrzeby. W większych projektach analiza to proces, który może trwać kilka miesięcy, tym samym jego koszt może sięgać kilkudziesięciu lub nawet kilkuset tysięcy złotych. Jakość wykonania analizy w ogromnym stopniu determinuje sukces całego projektu. Należy więc uważać na oferentów, którzy ten etap traktują po macoszemu.
Jak wyjaśnia Łukasz Kozłowski, dyrektor sprzedaży w firmie Comarch, o ile instalacja systemu, jego konfiguracja i migracja danych to koszty, które można w miarę precyzyjnie wycenić jeszcze przed analizą, o tyle wycena implementacji jest elementem trudnym do oszacowania. Szczególnie w większych, bardziej złożonych projektach, w których występują implementacje dodatkowe pod projekt, integracje z systemami trzecimi i funkcjonalności wybiegające poza standard wdrażanego systemu. W takich sytuacjach kluczowe jest zaufanie do doświadczeń integratora i powołanie, także po stronie klienta, kierownika wdrożenia, który ściśle współpracuje z zespołem wdrożeniowym integratora oraz uczestniczy w podejmowaniu decyzji o tym, co jest podstawowym wymaganiem, a co fantazją użytkowników.
Wdrażanie nowego systemu zazwyczaj wiąże się z koniecznością uzupełnienia infrastruktury sprzętowej firmy, na którą mogą się składać serwery, komputery, drukarki, urządzenia POS i inne. W ślad za tym idzie konieczność wyboru i zakupu systemów operacyjnych i oprogramowania bazodanowego. Nie należy też zapominać o zwiększonym zapotrzebowaniu
na dostęp do Internetu, ochronie antywirusowej i backupie danych. Dokładne oszacowanie przez firmy wdrażające kosztów inwestycji w obszarze infrastruktury jest możliwe, jeżeli firma rzetelnie oszacuje swoje zasoby w tym obszarze. Rozwiązaniem alternatywnym do zakupu sprzętu IT, coraz częściej wybieranym przez firmy, jest wynajem infrastruktury i przechowywanie systemu w zewnętrznym data center.
Jak radzi Magdalena Trybus z firmy Comarch, szacując koszty digitalizacji firmy, nie można zapominać o tych, które wykraczają poza okres wdrożenia. Przede wszystkim nasuwa się tu kwestia aktualizacji oprogramowania. Kwoty na pierwszy rzut oka najniższe nie muszą wcale oznaczać oszczędności – często jest wręcz przeciwnie. Warunki gwarancji mogą określać bowiem bardzo różny jej zakres. Ważne, aby producent zapewniał w ramach tzw. upgrade’u dostęp do każdej nowej wersji systemu, a tym samym zgodność oprogramowania ze zmieniającymi się przepisami prawa. W przeciwnym wypadku aktualizacja lub zmiana wersji, czy też konieczność dostosowania się do nowych przepisów, może finansowo zaskoczyć firmę. Jedocześnie należy sprawdzić, czy producent regularnie wprowadza nowe wersje oprogramowania na rynek, uzbrajając je w nowe funkcjonalności. Wiele firm utrzymuje odrębne wersje dla różnych klientów, nie tworząc w ten sposób jednorodnego standardu, i każdy rozwój funkcjonalny jest osobno płatny.
Serwis oprogramowania, który może się okazać konieczny, to trudny do przewidzenia koszt. Faktem jest, że w przypadku systemów ERP znanych producentów, które są wdrażane przez wielu integratorów, łatwiej o dostęp do takiej usługi, a jej ceny są konkurencyjne. Należy unikać uzależnienia od jednego integratora, który dyktuje warunki.
Rozwój firmy w efekcie wdrożenia systemu ERP, a także błyskawiczny postęp w obszarze IT, z pewnością spowodują w przyszłości konieczność wzbogacenia systemu o nowe funkcje. To kolejny argument przemawiający za wyborem oprogramowania stabilnych, dużych producentów, którzy inwestują w swoje produkty i nie znikną nagle z rynku IT.
Po podliczeniu wszystkich kosztów przedsiębiorca może sobie zadać pytanie, czy warto inwestować. Odpowiedź jest jedna – digitalizacja jest obecnie niezbędnym elementem rozwoju firmy. Według Magdaleny Trybus z firmy Comarch poprawnie wdrożony system ERP to inwestycja, która szybko się zwraca. Bardziej zasadne wydaje się więc pytanie, ile kosztuje brak systemu ERP i czy stać firmę na to, aby go nie wdrożyć.
Jeżeli koszt zakupu i wdrożenia oprogramowania przekracza aktualne możliwości finansowe firmy, warto rozważyć zewnętrzne źródła finansowania inwestycji, tak aby nie odsuwać jej w czasie i nie pozostać w tyle za rozwijającą się konkurencją.
Z pomocą mogą przyjść fundusze unijne. Jednak, jak zauważa Magdalena Trybus, nie jest to rozwiązanie dla wszystkich firm. Największe szanse na pozyskanie bezzwrotnych dotacji na inwestycje mają przedsiębiorstwa z sektora MŚP. W niektórych województwach o środki na zakup i wdrożenie systemu ERP jest łatwiej (np. w kujawsko-pomorskim, opolskim czy śląskim), w innych trudniej, bo zakup IT przewidziany jest jako uzupełnienie innowacyjnych zmian w firmie, najczęściej w procesie produkcyjnym. Oprócz regionalnych programów są też dotacje na poziomie krajowym skierowane np. do firm z branży przetwórstwa rolnego czy dużych firm z potencjałem badawczo-rozwojowym. Fundusze unijne to także zwrotne formy pomocy, takie jak preferencyjne kredyty czy poręczenia kapitałowe – wyjaśnia Magdalena Trybus, specjalista ds. finansowania w Comarch.
Część producentów umożliwia swoim klientom finansowanie licencji w formie leasingu. Leasing w obszarze IT to dość nowy temat, ale zyskujący na popularności, daje bowiem przedsiębiorcom możliwość rozłożenia kosztów inwestycji w czasie przy jednoczesnych korzyściach podatkowych. Ma też swoje ograniczenia. Często finansowaniem nie może zostać objęta całość inwestycji. Wyłączenie dotyczy licencji Microsoft i wdrożenia (usługa finansowana jest tylko częściowo). Całość inwestycji możemy z kolei sfinansować z pożyczki. Szczególnie korzystne mogą się okazać dedykowane oferty opracowane przez instytucję finansową dla konkretnego producenta oprogramowania.
Czynniki mające wpływ na wymianę systemu
Zdaniem Mariusza Jelenia, menedżera ds. Navireo ERP w firmie InsERT, można mówić o kilku istotnych przyczynach wymiany systemów ERP w firmach w Polsce.
Po pierwsze: skończyło się wsparcie dla starych systemów DOS, co wiązało się ze zmianą oprogramowania na obecne systemy operacyjne. Dodatkowo Microsoft zakończył wsparcie dla Windows XP i Windows 2003 Server.
Po drugie: wprowadzana jest duża ilość zmian prawnych, a ich tempo jest bardzo szybkie – począwszy od przepisów związanych z VAT w 2011 r., a skończywszy na Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK). Co ważne, firmy zmieniają system nie tylko w powodu kosztów implementacji nowych funkcjonalności. W przypadku JPK muszą być one kompatybilne z systemami zewnętrznymi Ministerstwa Finansów, co wymusza na dostawcach zmiany technologiczne. Często skutkiem tego jest brak wsparcia dla starszych rozwiązań. Istotne jest również to, że do tej pory wiele specjalistycznych rozwiązań pracowało wraz ze zintegrowanymi modułami FK i KiP (księgowość, kadry, płace), które musiały być aktualizowane (obszary deklaracji VAT, PIT, CIT). Obecnie zmiany sięgają znacznie głębiej, np. do obszarów sprzedaży, zakupu, gospodarki magazynowej. W takiej sytuacji rozwiązania mniejsze czy własne nie są w stanie nadążyć technologicznie za implementacją zmian i generują dodatkowe koszty.
I po trzecie: eliminowane są niewydajne systemy bazodanowe – ze względu na wymagania dotyczące szybkości przetwarzania oraz ilości składowanych danych. W coraz większym stopniu klienci zaczynają zwracać uwagę na to, aby systemy korzystały z nowoczesnych rozwiązań opartych na bazach SQL. Jednocześnie eliminuje to starsze systemy, które pracują w oparciu o plikowe systemy bazodanowe.
Klienci zdecydowanie większą uwagę zwracają też na rozwiązania zintegrowane, które działają w oparciu o jeden tożsamy interfejs oraz jedną bazę danych. W przypadku rozwiązań zintegrowanych zadanie jest ułatwione i dostępne są znacznie większe możliwości, choćby analizy danych. Ponadto znacznie zmniejszona, a zwykle wyeliminowana jest redundancja składowanych danych. Efektem tego jest mniejsza liczba błędów operatora i znacznie wyższa jakość danych.
Dobra sytuacja na rynku
Wszyscy ankietowani dostawcy są zgodni co do tego, że obecna sytuacja na polskim rynku systemów ERP jest dobra. 75% dostawców przewiduje wzrost sprzedaży omawianych systemów w ciągu najbliższych 2–3 lat, na co ma wpływ m.in. transformacja cyfrowa oraz coraz szybciej zmieniające się otoczenie biznesowe. Zdaniem jednego z respondentów firmy produkcyjne potrzebują systemów służących do zarządzania i kontroli jakości produkcji. Co istotne, stały rozwój małych firm, które stają się średnimi i dużymi podmiotami, sprawia, że potrzebują one nowych, bardziej rozbudowanych systemów ERP. Przedsiębiorcy mają coraz większą świadomość tego, że technologie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego stają się coraz częściej integralną częścią systemów ERP, usprawniają obsługę wielu obszarów w przedsiębiorstwie, w związku z czym decydują się na inwestycję w informatyzację.
Co czwarty ankietowany uważa, że w ciągu najbliższych kilku lat sprzedaż nie ulegnie zmianie m.in. z tego powodu, że rozwój gospodarczy, mimo że jest stały, to jednak wykazuje tendencję spadkową.
Trendy
Nowoczesne systemy ERP najlepszej klasy są obecnie rozwijane tak, by były częścią ogólnoświatowych trendów mających na celu nieustanne usprawnianie działania przedsiębiorstw. W opinii Piotra Michalaka, wiceprezesa firmy iPCC, takim trendem jest z pewnością Przemysł 4.0 – łączenie ze sobą maszyn, systemów, procesów i wyrobów w inteligentne sieci, które same siebie nadzorują i na podstawie przesyłanych informacji optymalizują procesy zachodzące w przedsiębiorstwach. Projekty realizowane w ramach tych koncepcji będą potrzebowały nowoczesnego systemu ERP, który na bieżąco gromadzi dane ze wszystkich obszarów i przekazuje je w czasie rzeczywistym. Na podstawie analizy i przetwarzania takich danych, zbieranych np. z poziomu zakładu produkcyjnego, możliwe jest wczesne wykrywanie i rozwiązywanie niedostrzegalnych dotąd problemów, takich jak zużycie maszyn, zmęczenie komponentów czy nieoptymalne wykorzystanie zasobów.
Jak zauważa Piotr Michalak, kolejnym trendem jest sztuczna inteligencja (artificial intelligence – AI) i uczenie maszynowe (machine learning) – istnieje wiele opinii na temat tego, które technologie można objąć „parasolem” koncepcji sztucznej inteligencji, jednakże z pewnością znajdą się pod nim te, które zawierają takie możliwości/cechy, jak: komunikatory, rozpoznawanie głosu, przetwarzanie mowy i analizę. Dostępne obecnie na rynku systemy ERP są już wyposażone w niektóre z tych możliwości.
Sztuczna inteligencja jest trendem odgrywającym coraz większą rolę i może być wykorzystana niemal w każdym aspekcie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jak tłumaczy Jacek Parzonka z firmy InsERT, pozwala ona zautomatyzować wiele procesów, np. rozpoznawanie i automatyczne wprowadzanie do systemu dokumentów, optymalizowanie rozmieszczenia towarów w magazynie czy właściwy dobór stanów magazynowych. Sztuczna inteligencja istotnie zwiększa możliwości analizy danych będących w zasobach przedsiębiorstwa, a co najważniejsze – może wspierać procesy podejmowania decyzji.
Również zdaniem Zbigniewa Rymarczyka, wiceprezesa zarządu firmy Comarch oraz dyrektora sektora ERP, światem systemów ERP, podobnie zresztą jak całą branżą informatyczną, zawładnęły dwa główne trendy: sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe. Pojawienie się tych technologii to największy krok w rozwoju informatyki od czasu zastosowania interfejsów graficznych oraz wprowadzenia rozwiązań mobilnych czy też chmurowych. Dzięki nim rozwiązania informatyczne są bardziej proaktywne – sugerują użytkownikom kolejne działania w konkretnym procesie biznesowym. AI opiera się na zgromadzonych danych i analizie wcześniejszych zachowań użytkowników. Kolejną nowością, która wykorzystuje sztuczną inteligencję, jest technologia Internetu Rzeczy. Pozwala ona obsługiwać kolejne procesy biznesowe z wykorzystaniem informatyki, zbierając jednocześnie dane z systemów informatycznych. Na ich podstawie sztuczna inteligencja uczy się i rozwija.
Jeśli chodzi o tzw. chmurę, to jak podkreśla Piotr Michalak z firmy iPCC, wraz z dużym wzrostem dostępności i użyteczności technik internetowych gwałtownie rozwija się sektor usług i oprogramowania w chmurze (prywatnej i publicznej). Wykorzystanie chmury dotyczy nie tylko sprzętu czy magazynu danych, lecz coraz częściej wiąże się ze złożonymi rozwiązaniami, w których osoba lub firma korzysta ze skomplikowanych systemów usług, sprzętu, baz danych i oprogramowania.
Dlatego też systemy ERP stają się częścią kompleksowych rozwiązań chmurowych. Istotnym elementem rozwiązania chmurowego jest to, że zawiera ono zawsze możliwe do wykorzystania najnowsze funkcje dodane przez dostawcę oprogramowania. Zdaniem eksperta z firmy iPCC obecnie duże znaczenie ma też mobilne przetwarzanie – pracownicy potrzebują dostępu do kluczowych danych przez całą dobę, z dowolnego miejsca – często z poziomu tabletu lub smartfonu. Aplikacje i narzędzia dostępu zdalnego są udoskonalane tak, aby dostosować rozmiar ekranu i treści do urządzenia i roli użytkownika. Coraz ważniejszy dla klientów, dystrybutorów i partnerów jest także dostęp z poziomu przeglądarki internetowej.
Jak tłumaczy Piotr Michalak, nowoczesna technologia zapewnia możliwość bezproblemowej integracji systemów ERP z różnego rodzaju systemami pochodzącymi od innych producentów. Oprócz bogatych zestawów interfejsów programistycznych API, służących do integracji i stanowiących część „wyposażenia” dobrego systemu ERP, nowocześni producenci oprogramowania tworzą też narzędzia oparte na „szynie danych”, która odpowiada za komunikację między aplikacjami.
Jeśli chodzi o chmurę, to jak zauważa Mariusz Siwek, Channel Director CEE North w firmie Infor, dążąc do optymalizacji wykorzystania własnych zasobów, przedsiębiorstwa w dobie Przemysłu 4.0 coraz częściej nastawiają się na rozwiązania w chmurze. Elastyczność kosztową i wysoką dostępność zapewnia właśnie środowisko chmury. Zakłady przemysłowe ponoszą wówczas najniższe koszty, zwiększają wydajność, szybciej reagują na zmiany i mają krótsze terminy realizacji, zyskują także dostęp do zasobów firmy z każdego miejsca i w dowolnym czasie.
Jacek Parzonka z firmy InsERT jest zdania, że twórcy oprogramowania ERP odczuwają coraz silniejszą konkurencję ze strony aplikacji do zarządzania firmami dostarczanymi w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa). Z tego powodu coraz częściej dzieje się tak, że nowe moduły oprogramowania są przenoszone do chmury. Tworzone są także webowe wersje istniejących od dawna modułów. Model hybrydowy staje się coraz bardziej popularną formą istnienia systemów ERP i wydaje się, że ten trend utrzyma się przez najbliższych kilka lat. Coraz szerzej wykorzystywane są technologie mobilne. Dzięki temu zwiększa się elastyczność i funkcjonalność systemów, możliwe jest obniżenie kosztów administrowania infrastrukturą IT i umożliwienie korzystania z funkcji w każdym miejscu, na dowolnym urządzeniu.
Klasyczne systemy ERP mają opinię nieprzyjaznych dla użytkowników. Przez wiele lat producenci nie przykładali bowiem większej wagi do tworzenia przyjaznych i intuicyjnych interfejsów. Dziś jednak użytkownicy, mając na co dzień do czynienia z nowoczesnymi aplikacjami internetowymi czy mobilnymi, zwracają coraz większą uwagę na kwestie UX (user experience) – związane z przyjaznością interfejsu użytkownika i możliwościami jego dostosowania do indywidualnych potrzeb. Dlatego, jak podkreśla Jacek Parzonka, wszelkie działania ułatwiające pracę z aplikacją nabierają dziś nowego znaczenia. Możliwość personalizacji interfejsu, wyświetlanie inteligentnych podpowiedzi, systemy rekomendacji, wyróżniki nowych funkcji, filmy szkoleniowe czy kontekstowe artykuły pomocy stają się standardem także w systemach ERP.
Wspomniany ekspert z firmy InsERT uważa, że trendem są systemy ERP typu self-driving. Filozofia self-driving ERP opiera się na automatyzacji zadań wykonywanych wcześniej ręcznie, redukcji lub całkowitej eliminacji konieczności wprowadzania danych przez zastosowanie inteligentnych rekomendacji do ich wprowadzenia. Są pewne oczywiste elementy, które można automatyzować, takie jak rozliczenia rozrachunków, dopasowując kontrahentów, konta bankowe i kwoty do transakcji realizowanych w firmie. Zautomatyzować można także proces zamawiania towarów na podstawie stanów minimalnych, aktualnej sprzedaży itd. Automatyzowanie systemów daje wiele korzyści: redukcję kosztów, oszczędność czasu, możliwość skoncentrowania się na biznesie, na kluczowych procesach przedsiębiorstwa. Ułatwia przeprowadzanie wszelkich zmian w organizacji dzięki łatwemu adaptowaniu systemu do nowych warunków.
Jak tłumaczy Jakub Czyżkowski, wiceprezes firmy Sente, dotychczasowe podejście do budowania systemów ERP bazowało na funkcjonalności (im więcej funkcji z możliwościami ich konfiguracji, tym lepiej). Doprowadzało to jednak do bardzo dużego rozrostu i skomplikowania systemów, a ich użyteczność i możliwość praktycznego wykorzystania w konkretnej organizacji malała. Dlatego zaczęły powstawać rozwiązania typu workflow – swego rodzaju nakładki na inne systemy. Ich założeniem było podejście do organizacji jako do zespołu procesów, w których można wyróżnić pewne role i działania. Interfejs systemu był konfigurowany do zdefiniowanych działań w organizacji. W centrum uwagi workflow jest proces, a nie funkcjonalność. To kierunek, który zaczynają obierać również systemy ERP. Trendy w dziedzinie projektowania rozwiązań wspomagania zarządzania na pierwszym miejscu stawiają użyteczność i ergonomię. Kluczowe stają się doświadczenia użytkownika w pracy z systemem, dbanie o jego wygodę oraz dostarczanie jak najbardziej intuicyjnych oraz spersonalizowanych rozwiązań.
Raport powstał na podstawie danych uzyskanych z badania ankietowego przeprowadzonego wśród czytelników magazynu Inżynieria i Utrzymanie Ruchu. Oprócz tego przy tworzeniu raportu bazowano na informacjach pochodzących od dostawców systemów ERP. Raport nie odzwierciedla pełnego obrazu rynku.
Agata Abramczyk jest dziennikarką, publicystką, autorką tekstów, pasjonatką nowoczesnych technologii; od wielu lat związaną z branżą wydawniczą.
