Kontynuując przedstawione w poprzednich wydaniach Inzynierii & Utrzymania Ruchu opracowania na temat zwrotu z inwestycji w systemy informatyczne oraz próby odpowiedzi na pytanie, kiedy warto i jak należy wdrażać systemy klasy CMMS, przedstawiamy propozycję sposobów wdrażania systemów informatycznych wspierających zarządzanie utrzymaniem ruchu. W najbliższych wydaniach zostaną omówione m.in. podział projektu na fazy i etapy faz, specyfikacja artefaktów poszczególnych faz, zarządzanie wymaganiami i zmianami, zarządzanie wdrożeniem systemu, zarządzanie ryzykiem oraz prowadzenie postępowania zakupowego. W tym wydaniu przedstawione zostaną możliwe do wykorzystania sposoby realizacji projektów informatyzacji procesów zarządczych.
Zasady wykorzystywane przez kierowników
W procesie wytwórczym oprogramowania oraz przy wdrożeniach systemów informatycznych projektów często wykorzystuje się:
-
PRINCE 2,
-
Sposoby wdrażania systemów klasy ERP (SAP, IFS, Oracle Financials),
-
RUP (Rational Unified Process),
-
MSF (Microsoft Solution Framework),
-
PMBoK (Project Management Body of Knowledge),
-
EUP (Enterprise Unified Process).
Niektóre z omawianych w dalszej części artykułu sposobów wdrażania systemów klasy CMMS zostały opracowane przez firmy doradcze lub specjalizujące się we wdrażaniu systemów informatycznych.
W przypadku systemów ERP istnieje wiele możliwych do zastosowania rozwiązań, mających wpływ na terminowość realizacji prowadzonych projektów w ramach określonego budżetu i zasobów ludzkich.
Co interesujące, na podstawie badań zrealizowanych przez autora można stwierdzić, że wiele przedsiębiorstw korzysta z e-learningu do przeprowadzania szkoleń użytkowników pracujących w dużych, rozproszonych organizacjach wraz z możliwością weryfikacji nabytych w ramach przeprowadzonych sesji szkoleniowych kompetencji.
Poniżej zostały omówione najważniejsze elementy wybranych sposobów, które mogą być zastosowane w kontekście wdrażania systemów klasy CMMS. Na przykładzie wdrożeń systemów ERP, takich jak SAP czy IFS, można prowadzone projekty podzielić na kilka faz, które zdaniem autora przy wdrażaniu systemu CMMS odpowiadają pięciu fazom przedstawionym w dalszej części artykułu.
Faza pierwsza
Pierwszą fazą wdrożenia systemu ERP jest przygotowanie do projektu, polegające na szczegółowej analizie strategii realizacji projektu oraz przede wszystkim celów biznesowych, które mają zostać osiągnięte w ramach wdrożenia. Istotnym elementem pierwszej fazy jest ustalenie zasad komunikacji, organizacji zespołów projektowych po stronie firmy wdrożeniowej oraz klienta, ustalenie szablonów wykorzystywanej dokumentacji, a także sposobów autoryzacji prowadzonych prac i zasad ich odbioru.
W ramach pierwszej fazy bardzo często przeprowadzana jest także analiza procesowa. W zależności od tego, w jaki sposób następuje zakup systemu (np. poprzez przetarg publiczny), analiza procesowa, na którą składa się identyfikacja kluczowych procesów, występujących pomiędzy nimi zależności oraz w końcu utworzenie kompletnej mapy procesów biznesowych, może być wyłączona z wdrożenia systemu i zrealizowana w ramach postępowania przetargowego.
Faza druga
Drugą fazą wdrożenia systemu ERP może być przygotowanie prototypu systemu, polegające na parametryzacji dostarczanego oprogramowania standardowego i uruchomieniu jego wybranych zastosowań w ramach całego przedsiębiorstwa lub, co wydaje się być lepszym rozwiązaniem, uruchomienie wszystkich wdrażanych funkcji systemu w jednej z wybranych komórek organizacyjnych (np. w jednym z wydziałów produkcyjnych). Zdaniem autora w przypadku systemów CMMS dobrym rozwiązaniem może być uruchamianie prototypów kolejnych modułów z zachowaniem przedstawionej w dalszych artykułach kolejności. Decyzja dotycząca sposobu wdrażania kolejnych modułów z oczywistych powodów zależy od wielkości przedsiębiorstwa. Z przeprowadzonych analiz procesów wdrożeniowych w badanych firmach wnioskować można, że w przypadku systemów do zarządzania infrastrukturą techniczną uruchomienie wszystkich wdrażanych funkcji systemu w ramach tylko jednego wydziału firmy (np. jedna linia produkcyjna) może oznaczać projekt trwający kilka lub kilkanaście miesięcy.
W związku z tym można zaproponować wdrażanie sukcesywnie wszystkich modułów w obrębie całej organizacji. Jednym z trudniejszych zadań w ramach prowadzonego wdrożenia systemu CMMS jest parametryzacja wszystkich ściśle współpracujących ze sobą modułów. W przypadku systemów ERP, których moduły można traktować jako działające samodzielnie rozwiązania wyspowe, parametryzacja jest zwykle realizowana sukcesywnie dla kolejnych obszarów systemu. Jednak w systemie CMMS postuluje się realizację parametryzacji całego systemu, ponieważ wszystkie jego moduły są ściśle ze sobą powiązane. Parametryzacja powinna obejmować ustalenie zakresu przetwarzanych danych oraz zbudowanie wykorzystywanych w obrębie całego systemu słowników.
Kwestia braku doświadczenia we wdrażaniu systemów CMMS na rynku polskim była już wielokrotnie poruszana we wcześniejszych artykułach, ale należy ją ponownie podkreślić, ponieważ ma istotny wpływ na czas trwania fazy wdrożenia systemu CMMS, w której wykonywana jest jego parametryzacja, oraz jej wpływ na późniejsze działanie całego systemu.
Rys. 1. Proponowane fazy wdrożenia systemu klasy CMMSFaza trzecia
Trzecią fazą wdrożenia systemu ERP może być uruchomienie wszystkich funkcji systemu w ramach całego przedsiębiorstwa. Pierwszym zadaniem realizowanym w ramach tej fazy powinno być uzgodnienie, zaplanowanie oraz przeprowadzenie szkoleń użytkowników. Można tu wykorzystać technologię e-learning, co będzie miało szczególne znaczenie dla dużych wdrożeń, realizowanych w rozproszonych organizacjach.
Istotną wadą e-learningu w przypadku wdrażania systemu CMMS może być brak możliwości koncentracji uczestników szkolenia prowadzonego w formie elektronicznej tylko na tym zadaniu. Przeplatanie codziennych obowiązków z wymagającymi stosunkowo dużej koncentracji szkoleniami może powodować późniejsze braki i stanowić czasami zagrożenie dla całego projektu. Z drugiej strony e-learning umożliwi szczegółową, bieżącą kontrolę postępów w szkoleniach realizowanych w dużej organizacji. Bardzo istotne jest opracowanie odpowiedniej jakości testów oraz egzaminów w formie elektronicznej dla osób biorących udział w szkoleniach. Dodatkowo, niektóre z systemów klasy CMMS umożliwiają śledzenie zachowań użytkowników oraz rejestrowanie wszystkich wykonywanych przez nich operacji. Można w ten sposób dodatkowo skontrolować skuteczność zastosowanych rozwiązań e-learning.
W dalszej części trzeciej fazy wdrożenia systemu ERP mogą być jeszcze realizowane testy wydajnościowe całego systemu, a następnie uruchamiane interfejsy do systemów zewnętrznych. Ostatnim elementem wdrożenia systemu powinno być zapoczątkowanie próbnej eksploatacji w środowisku produkcyjnym oraz jego późniejsza codzienna eksploatacja.
Z praktyki wynika, że w ramach prowadzonego wdrożenia systemu CMMS czasami realizowane są wymagające kontroli prace programistyczne, mające na celu wytworzenie dodatkowych funkcji systemu. Do kontrolowania prac programistycznych realizowanych w ramach wdrożenia systemu CMMS autor proponuje wykorzystanie metodyki RUP firmy Rational, która zakłada tworzenie oprogramowania w cyklach dających kolejne wersje tworzonych funkcji systemu. W ramach cyklu początkowego, który występuje w metodyce RUP, tworzona jest wizja dodatkowych funkcji systemu, które powinny być opracowane dla systemu CMMS. Metodyka uwzględnia specyfikację przypadków użycia oraz zarządzanie ryzykiem, które zostanie omówione w kolejnych artykułach. Fazy cyklu życia oprogramowania w ramach metodyki RUP nazywane są ewolucyjnymi i realizowane są poprzez kolejne iteracje, w których prowadzone są zadania projektowe oraz programistyczne, takie jak modelowanie, analiza wymagań, projektowanie, zarządzanie konfiguracją.
Poleca się zastosowanie metodyki RUP, ponieważ można w niej wykorzystywać architekturę komponentową (np. ang. Component Object Model – COM ), która jest stosowana w większości systemów CMMS. Możliwość wizualnego modelowania oprogramowania z wykorzystaniem języka UML dodatkowo wspiera proces dokumentowania prac realizowanych przez firmy wdrożeniowe na rzecz różnych klientów.
Zaimplementowane nowe funkcje systemów CMMS są często dołączane do standardowych wydań, sprzedawanych innym klientom. Jak wykazały przeprowadzone przez autora analizy, rzadko występują sytuacje, w których nie można wykorzystać raz opracowanych rozwiązań w innych wdrożeniach, co świadczy o dużych możliwościach dalszego rozwoju omawianych systemów.
W ramach wdrażania systemów klasy CMMS dokonać można podziału projektu na pięć faz, które przedstawiono na rysunku 1. W fazach tych określane są kolejno:
-
Wizja – identyfikacja celów strategicznych oraz możliwych do osiągnięcia i zmierzenia korzyści biznesowych.
-
Potrzeby – wymagane jest zrozumienie długoterminowych celów przedsiębiorstwa oraz zasygnalizowanie problemów, które wdrażany system ma rozwiązać.
-
Mapa zależności – po opisaniu procesów biznesowych tworzona jest mapa relacji pomiędzy nimi. Omawiany jest aktualny stan procesów oraz możliwości osiągnięcia oczekiwanych udoskonaleń, wynikających z przeprowadzonej informatyzacji.
-
Sparametryzowany prototyp systemu – zestaw modułów opracowany na podstawie sprzedawanych rozwiązań oraz skonfigurowany pod kątem potrzeb klienta,
-
Wersja produkcyjna systemu – zawierająca wprowadzone dane inicjalne, podlegające bieżącej synchronizacji ze zintegrowanymi systemami zewnętrznymi, np. ERP.
Każda z faz składa się z kilkunastu etapów, które zostaną przedstawione w kolejnych artykułach. Szczegółowa specyfikacja zadań oraz zasobów wymaganych do ich realizacji stanowi podstawę do uruchomienia wdrożenia systemu klasy CMOS, które zakończy się sukcesem. Co więcej, uzupełniona przez omawianą wcześniej analizę zwrotu z inwestycji, zapewnia optymalne wykorzystanie posiadanych zasobów wdrożeniowych przez firmę wdrażającą i klienta.
W kolejnych wydaniach Inżynierii & Utrzymania Ruchu zostaną omówione dalsze elementy proponowanej metodyki wdrażania systemów wspierających zarządzanie infrastrukturą techniczną i utrzymaniem ruchu.
Z autorem artykułu można się skontaktować pod adresem: bartosz.soroczynski@pmisoftware.pl
Autor: Bartosz Soroczyński, dyrektor zarządzający w firmie PMI Software Ltd.
