Kontynuując przedstawione w poprzednich wydaniach Inżynierii i Utrzymania Ruchu elementy metodyki wdrażania systemów zarządzania utrzymaniem ruchu, należy omówić zasady zarządzania pracą grupową oraz harmonogramowania prac w systemie CMMS. W dostępnych na polskim rynku systemach procesy te wspierane są standardowo przez cztery moduły: prac planowanych, zgłoszeń, zleceń oraz historii.
Moduł prac planowanych jest odpowiedzialny za proces planowania prac wynikających z konserwacji zapobiegawczej. Moduł ten to m.in. rejestr procedur prac prewencyjnych. Możliwe jest zastosowanie trzech modeli pracy: w oparciu o czas, o zużycie i modelu mieszanego (system analizuje, który warunek uruchomienia zlecenia wystąpi jako pierwszy). Przykładowo można zdefiniować wykonywanie czynności konserwacyjnych w określonych odstępach czasu lub w zależności od np. cykli produkcyjnych (ilość wyprodukowanych wyrobów). Określanie rzeczywistego stanu urządzeń odbywa się w oparciu o odczyty z przyrządów pomiarowych. W momencie przekroczenia zdefiniowanych wcześniej wartości granicznych, system CMMS może automatycznie generować zlecenia prac. Po wystąpieniu określonych przeglądów harmonogram planowanych prac może być automatycznie uaktualniany (zgodnie ze zdefiniowanymi wcześniej ustawieniami).
Systemy CMMS w ramach modułu prac planowanych zapewniają m.in.:
- możliwość definiowania szablonów prac rutynowych i ich kopiowania dla dowolnej liczby podobnych urządzeń,
- tworzenie definicji prac rutynowych, zawierających szczegółową specyfikację zadań, które się na nie składają,
- możliwość przypisania do każdej pracy rutynowej niezbędnych części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych oraz personelu odpowiedzialnego za przeprowadzanie tych prac. System może kontrolować, czy wybrany pracownik ma wymagane uprawnienia – np. uprawnienia elektryczne.
- przypisywanie firm zewnętrznych realizujących zlecenia na rzecz zakładu,
- możliwość definiowania prac rutynowych wykonywanych w zmiennych odstępach czasu,
- możliwość definiowania prac rutynowych, których realizacja może być uzależniona od czasu i od zużycia. Praca zostanie wygenerowana do realizacji w momencie, gdy zaistnieje pierwszy ze zdefiniowanych czynników,
- kontrolę wykonania i informowanie o przeterminowanych pracach rutynowych,
- zawsze aktualne informacje na temat daty ostatniej realizacji i następnego wymaganego terminu realizacji,
- możliwość przypisania do prac dokumentacji w formie elektronicznej,
- możliwość integracji z automatyką przemysłową w zakresie pobierania odczytów z liczników i urządzeń monitorujących pracę maszyn i urządzeń.
Moduł zgłoszeń umożliwia tworzenie zapotrzebowań na prace konserwacyjne przez pracowników firmy z różnych działów, np. działu utrzymania ruchu, działu produkcji lub kontroli jakości. Moduł ten jest również wykorzystywany do zgłoszeń awarii. Zgłoszenia są analizowane w dziale odpowiedzialnym za utrzymanie ruchu. Tam też są kontrolowane pod kątem wymaganych do ich realizacji zasobów oraz sprawdzane ewentualne konflikty z grafikiem prowadzonych prac. W przypadku potwierdzenia zasadności zgłoszeń oraz dostępności zasobów przekształcane są na zlecenia. Istnieje również możliwość rejestracji zgłoszeń pochodzących z internetowego systemu zgłoszeń lub zgłoszeń telefonicznych. Dostęp do internetowego systemu zgłoszeń powinien być możliwy po podaniu identyfikatora i hasła użytkownika. Na tej podstawie system internetowy może sam uzupełniać dane użytkownika (np. rola danego pracownika). Autoryzacja użytkowników może także przebiegać z wykorzystaniem Active Directory firmy Microsoft. System internetowy może zadawać zgłaszającemu pytania, aby lepiej zidentyfikować problem, przypisać do właściwej osoby, która będzie zajmowała się dalszą realizacją zgłoszenia. Użytkownik może również za pośrednictwem systemu internetowego na bieżąco sprawdzać stopień realizacji złożonego zlecenia, np.: zatwierdzone, w realizacji, zakończone itp. Podstawową zaletą takiego rozwiązania jest możliwość udostępnienia modułu zgłoszeń szerokiej grupie użytkowników, rozproszonych na terenie jednego lub wielu zakładów, bez konieczności ponoszenia kosztów na dodatkowe oprogramowanie lub kolejne licencje. Dostęp do systemu internetowego możliwy jest za pośrednictwem standardowej przeglądarki internetowej. Podstawowe korzyści wynikające z wykorzystania formatek internetowych jako modułu zgłoszeń:
- nie wymaga dodatkowego oprogramowania i licencji,
- nie wymaga dodatkowych szkoleń, formatki internetowe są proste w użytkowaniu,
- z powodzeniem zastępuje zgłoszenia telefoniczne,
- automatycznie informuje osoby odpowiedzialne za dane urządzenie lub lokalizację, poprzez e-mail lub SMS, o wystąpieniu zgłoszenia,
- wygląd graficzny interfejsu internetowego może być zgodny z wyglądem innych stron intranetowych, stosowanych na terenie zakładu
System CMMS może ponadto informować osoby odpowiedzialne za utrzymanie ruchu, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, o wystąpieniu zgłoszenia. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w momencie zaistnienia sytuacji awaryjnej. Natomiast oso osoba zgłaszająca może w ten sam sposób zostać poinformowana o zrealizowaniu zgłoszenia. Systemy CMMS w ramach modułu zgłoszeń zapewniają m.in.:
- tworzenie zgłoszeń przez wszystkich pracowników zakładu, np. zgłaszanie potrzeby konserwacji czy przeglądu przez operatorów maszyn,
- kontrolę poprawności składanych zgłoszeń przez określenie wymagalnych pól (takich jak opis zgłoszenia, urządzenie, priorytet),
- przeglądanie zgłoszeń, autoryzację i generowanie zleceń,
- możliwość umieszczania przez osobę przeglądającą zgłoszenia komentarza, który może być odczytany przez zgłaszającego,
- prowadzenie historii zgłoszeń dla poszczególnych elementów wyposażenia,
- kontrolę statusu zgłoszeń (sprawdzanie faktu zmiany statusu zgłoszenia czy jego realizacji).
W module zleceń znajdują się zlecenia skierowane do realizacji. źródłem zleceń jest moduł prac planowanych (zaplanowana rutynowa konserwacja, przeglądy), zaaprobowane zgłoszenia z innych działów firmy, zgłoszenia awarii, złożone w module zgłoszeń. źródłem zleceń mogą być również zgłoszenia złożone za pośrednictwem przeglądarki internetowej.
W systemie CMMS szczególne znaczenie ma konserwacja zapobiegawcza, tak by większość zleceń pochodziła z modułu prac planowanych i wynika ła z zaplanowanych remontów i przeglądów. Systemy CMMS w ramach modułu zleceń zapewniają ponadto:
- możliwość generowania zleceń oraz przenoszenia zleceń pomiędzy posiadanymi zasobami ludzkimi
- możliwość szybkiej obsługi niezaplanowanych prac, wynikających z bieżących zgłoszeń awarii,
- możliwość przypisywania do zleceń części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych,
- możliwość informowania za pośrednictwem e-maili o utworzeniu zlecenia,
- możliwość informowania personelu o wystąpieniu sytuacji awaryjnych,
- możliwość podłączania do zleceń dokumentacji dodatkowej, np. na temat norm bezpieczeństwa, procedur realizacji oraz kontroli jakości dotyczącej realizowanych prac,
- w każdym zleceniu mogą być opisane osoby i czas pracy, niezbędne części zamienne i materiały,
- kontrolę kosztów realizowanych prac,
- automatyczne rejestrowanie na kontach kosztów materiałów, robocizny bezpośredniej, usług obcych związanych z danym zleceniem,
- prowadzenie historii prowadzonych zleceń,
- jeżeli zlecenie nie zostało zrealizowane w całości, użytkownik ma możliwość automatycznego wygenerowania zlecenia, stanowiącego kontynuację poprzedniego. Systemy automatycznie przenoszą niezrealizowane prace do kolejnego zlecenia.
- systemy informują o przeterminowanych zleceniach.
Posiadając połączenie z powyżej omówionymi modułami, obszar systemu odpowiedzialny za harmonogramowanie umożliwia graficzną prezentację zasobów oraz prac prowadzonych w przedsiębiorstwie (np.: wykresy słupkowe, wykresy Gantta). Moduł harmonogramowania wspomaga optymalizację prowadzonych prac, przydzielanych zasobów materia łowych, obsługę procesu BCP (Business Continuity Planning) oraz zarządzania personelem odpowiedzialnym za prowadzenie zlecanych prac i przeglądów. Systemy CMMS w ramach modułu harmonogramowania zapewniają:
- graficzną prezentację pozostałych do zrealizowania prac planowanych, zgłoszeń oraz zleceń,
- możliwość grupowania prac, które mają być wykonane w tym samym obiekcie,
- możliwość przekładania terminu realizacji prac bezpośrednio w harmonogramie,
- możliwość eksportu harmonogramu prac do programów Microsoft Excel oraz Microsoft Project,
- możliwość śledzenia dostępności pracowników (urlopy lub dłuższe nieobecności, czas pracy, przypisane zlecenia pracy),
- możliwość szybkiego przejścia do kartoteki danej pracy rutynowej, zlecenia czy zgłoszenia,
- możliwość szybkiego przejścia do kartoteki elementu wyposażenia zakładu i prac z nim związanych,
- możliwość przeglądania prac aktualnych i przyszłych, wg priorytetu, typu pracy, grup zawodowych i pojedynczych pracowników,
- informowanie o zleceniach przeterminowanych,
- możliwość bieżącego kontrolowania prowadzonych prac w kontekście posiadanych aktualnie zasobów.
Podstawową funkcją ostatniego omawianego w ramach tego artykułu modułu – historii – jest archiwizowanie danych dotyczących wszystkich zamkniętych i zrealizowanych zleceń, z uwzględnieniem wszystkich wykorzystanych zasobów. Zgromadzone w tym module informacje mogą być wykorzystane do obliczania kosztów konserwacji poszczególnych obiektów, analizowania awaryjności urządzeń, przeprowadzania całościowej analizy wykonanych konserwacji i zaistniałych usterek. W ramach modułu historii systemy CMMS zapewniają standardowo:
- możliwość prowadzenia statystyki oraz historii wszystkich usterek występujących w zakładzie,
- możliwość prowadzenia statystyki najczęstszych usterek i usterek powodujących najdłuższe przestoje,
- kontrolę poprawnej realizacji zleceń poprzez funkcję autoryzacji zrealizowanych zleceń,
- analizę faktycznie poniesionych kosztów w związku z realizowanymi zleceniami,
- analizę czasu przestojów,
- zgodność z wymaganiami zakładowego systemu zarządzania jakością – przechowywanie informacji na temat zamkniętych zleceń z uwzględnieniem informacji na temat czasu ich realizacji,
- możliwość wychwycenia opóYnień w przypadku niezakończonych zleceń oraz przeterminowanych zgłoszeń w celu przyspieszenia ich realizacji,
- możliwość wyliczania awaryjności dla poszczególnych obiektów i grup obiektów,
- gromadzenie danych niezbędnych do wyliczania wydajności maszyn i urządzeń (np. współczynnik ŚE – Overall Equipment Effectiveness), m.in. planowany czas przestoju, czas przestoju związany z awariami i liczba awarii.
Do każdego zlecenia i pracy planowanej można w systemie CMMS przydzielić pracowników i określić czas pracy niezbędny do realizacji zadania. Na tej podstawie użytkownik otrzymuje wykres Gantta z informacjami na temat terminu realizacji zleceń, z uwzględnieniem, czy jest to zlecenie wynikające z konserwacji rutynowej, zaplanowane, zgłoszenie. System CMMS umożliwia delegowanie pracowników do realizacji poszczególnych zleceń oraz sprawdzanie dostępności poszczególnych pracowników na podstawie analizy czasu pracy danego pracownika oraz czasu zarezerwowanego na wykonanie zleceń. System informuje, jakiego typu prace przypisane są do danego pracownika, np. czas potrzebny do realizacji prac rutynowych, konserwacji planowanej, zgłoszeń pracy, zleceń pracy. Bazując na danych historycznych ze zrealizowanych zleceń, użytkownik może dokonywać analizy pracy poszczególnych pracowników z podziałem na godziny pracy związane ze zleceniami planowanymi, konserwacją rutynową, pracami nieplanowanymi.
Ciekawym rozwiązaniem jest integracja systemu CMMS z systemem BMS (ang. Building Management System) oraz z systemem automatyki przemys łowej. System CMMS jest zasilany danymi pochodzącymi bezpośrednio z urządzeń, np. informacjami dotyczącymi aktualnego stanu urządzenia, jego czasu pracy oraz kluczowych parametrów jego pracy. Systemy BMS pozwalają zarządzać m.in. urządzeniami klimatyzacji, wentylacji, ogrzewania, oświetlenia, kontroli dostępu itp. Na podstawie informacji przekazywanych przez system BMS w systemie CMMS uruchamiane są zdefiniowane wcześniej działania. Na przykład alarm zarejestrowany przez system BMS, informujący o zatrzymaniu pracy danego urządzenia, jest pobierany przez system CMMS. Na jego podstawie następuje automatyczne generowanie zgłoszenia serwisowego dla osoby odpowiedzialnej za utrzymanie danego urządzenia. Aby informacja dotarła do właściwej osoby jak najszybciej, może być równocześnie wysłana np. SMS-em. Kolejne zdarzenia związane z realizacją, zamknięciem, rozliczeniem i archiwizacją zlecenia obs ługiwane są już w całości przez system CMMS.
Analogicznie może przebiegać scenariusz z planowanymi pracami konserwacyjnymi, których realizacja oparta jest na informacjach o zużyciu urządzenia. Odczyty z liczników, sterowników i innych przyrządów monitorujących pracę urządzeń, gromadzone w systemie BMS, przekazywane są do systemu CMMS. Jeżeli odczyty z urządzeń przekroczą zdefiniowaną wcześniej wartość graniczną, w systemie następuje automatyczna generacja zlecenia konserwacji. Każde ze zleceń pojawia się na raporcie prac do realizacji tylko tych osób, które wcześniej zostały przydzielone do wykonania poszczególnych typów prac. Dalsza obsługa realizacji zlecenia przebiega już wyłącznie w systemie CMMS. System CMMS może być również przystosowany do importu danych bezpośrednio z liczników i urządzeń automatyki przemysłowej. Przykładami urządzeń mogących przekazywać do systemu CMMS dane na temat stanu maszyn są: rejestratory, przepływomierze, sterowniki (np. Honeywell, Siemens, UCS, Schrack, Schneider, Relpol itd.), skanery temperatury (np. MPI-8, MPI-4, umożliwiające wielomiejscowe pomiary temperatury przy współpracy z różnymi czujnikami oraz pomiary innych wielkości fizycznych w standardzie 0/4-20 mA), programowalne przetworniki częstotliwości (np.: IM-1P), przetworniki umożliwiające komunikację w standardzie RS485 (transmisja wyników pomiaru w postaci cyfrowej) np.: IM-1T/I itp., liczniki czasu pracy urządzeń firmy SAIA-Burgess AG. Te ostatnie najczęściej włączane są bezpośrednio w obwód zasilania, zaraz za wyłącznikiem głównym, służą do sumowania czasu pracy maszyn. Dzięki swojemu umiejscowieniu w obwodzie, liczniki tego typu każdorazowo rozpoczynają pomiar czasu równocześnie z uruchomieniem urządzeń, w których zostały zamontowane. Na ich wyświetlaczach znajduje się sumaryczny czas pracy, liczony od ich pierwszego uruchomienia. Są przydatne wszędzie tam, gdzie istotne jest (często ze względów bezpieczeństwa lub utrzymania niezawodności działania) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu maszyn lub wykonywanie regularnych czynności serwisowych.
Podsumowując, wdrożenie systemu informatycznego, posiadającego funkcje wspierające zarządzanie pracą grupową oraz harmonogramowaniem prac, stanowi kluczowy element realizowanego wdrożenia i ma istotny wpływ na osiągnięcie sukcesu ekonomicznego oraz uzyskanie zdefiniowanych na początku projektu korzyści biznesowych (odwołać się w tym miejscu należy do analizy zwrotu z inwestycji z wdrożenia systemu CMMS, omawianej w poprzednich artykułach). Biorąc pod uwagę ilość danych przetwarzanych w związku z planowaniem oraz rozliczaniem prac w dziale utrzymania ruchu (czasami jest to nawet kilka tysięcy zleceń dziennie), należy wyjątkowo szczegółowo zaplanować zadania oraz czasochłonność prac związanych z wdrożeniem omawianych funkcji systemu CMMS. Należy pamiętać, że realizacja wyników szczegółowych analiz w dziale utrzymania ruchu z wykorzystaniem systemu informatycznego jest możliwa tylko w przypadku prawidłowo wdrożonych modułów, omawianych w ramach artykułu, uwzględniających między innymi szczegółowe specyfikacje prac, planowane oraz faktyczne wykorzystanie zasobów ludzkich i materia łowych. W kolejnych wydaniach Inżynierii i Utrzymania Ruchu zostaną omówione dalsze elementy proponowanej metodyki wdrażania systemów wspierających zarządzanie infrastrukturą techniczną i utrzymaniem ruchu, które mają wpływ na osiągnięcie zdefiniowanego na początku wdrożenia sukcesu projektu. W następnym artykule przedstawione zostaną zasady tworzenia harmonogramu wdrożenia systemu CMMS.
Z autorem artykułu można się skontaktować
pod adresem: bartosz.soroczynski@pgk.pl.
