Czy któreś z poniższych stwierdzeń dotyczących szkolenia brzmi znajomo? „Nie wiem, czy wysiedzę w tym krześle jeszcze godzinę, a co dopiero kolejny dzień!”. „Dlaczego nie ustawią krzeseł tak, żebym nie musiał ciągle siedzieć bokiem?”. „Wolałbym, żeby osoba przede mną przestała się wiercić, bym mógł zobaczyć, co się dzieje”. „Odbicia na monitorze utrudniają oglądanie slajdów”. „Tak tu ciemno, że ciężko robić notatki”. „Nie wiem, co to za hałas w pomieszczeniu obok, ale ledwo słychać instruktora”.
Oto tylko kilka najczęściej spotykanych problemów związanych z ośrodkami szkoleniowymi, które mogą spowodować, że szkolenie stanie się prawdziwą męką. Jednak można je w prosty sposób rozwiązać, dzięki odpowiedniemu planowaniu i stosunkowo niewielkim nakładom inwestycyjnym.
Rys. 1. Stanowiska komputerowe powinny zapewniać odpowiednią ilość miejsca na podręczniki, materiały dodatkowe i urządzenia peryferyjne. Należy również udostępnić łącza sieciowe i zasilanie, co umożliwi wykorzystanie stanowisk w różnych sytuacjach (zdjęcie dzięki Rockwell Automation)Czynnik miejsca
Nie ma wątpliwości, że sprawy dotyczące bazy szkoleniowej mogą mieć wpływ na efektywność każdego programu szkoleniowego. Zapewnienie pewnego poziomu komfortu i wyeliminowanie elementów rozpraszających uwagę są kluczem do osiągnięcia maksymalnych korzyści ze szkolenia.
Oczywiście nawet najlepsza baza szkoleniowa nie zagwarantuje jednak dobrego szkolenia. – Dobre warunki nie zrekompensują złego instruktora czy treści – mówi Kevin Ives z działu Komercyjnych Programów Marketingowych firmy Rock-well Automation Customer Support and Maintenance Business. – Dobre warunki czynią jednak szkolenie efektywniejszym.
Dobre programy szkoleniowe mają bezpośredni związek z poprawą wydajności pracy. Badania pokazują, że przedsiębiorstwa inwestujące w szkolenie jako element strategicznego planu działania uzyskują ponad 45% lepsze wyniki na swoich rynkach. Inwestycje te obejmują również odpowiednią bazę szkoleniową.
Koszt zorganizowania bazy szkoleniowej jest niewielki w porównaniu z innymi wydatkami na szkolenia. Stworzenie efektywnej strategii szkoleniowej, opracowanie treści kursów oraz materiałów, instruktorzy i oderwanie od pracy składają się na duże nakłady inwestycyjne.
Tak naprawdę inwestycje są głównym czynnikiem potwierdzającym potrzebę wyeliminowania w środowisku szkoleniowym wszystkiego, co odwraca uwagę od nauki.
– Dzięki strategicznemu podejściu i spojrzeniu na szkolenie z praktycznej perspektywy, można w bardzo efektywny sposób zorganizować centrum szkoleniowe – mówi Mike Burrows, menedżer ds. komunikacji w Rockwell Automation. – Z drugiej strony, jeżeli ktoś ogranicza się wyłącznie do reagowania i po prostu umieszcza kilka osób w jakimś pokoju, nie tylko zmniejsza to przepływ informacji, ale pogarsza się również efektywność programu oraz możliwość jego rozwoju.
Joe Bruno, dyrektor ds. szkolenia i rozwoju w SKF, odbył wiele podróży, prezentując programy szkoleniowe w zakładach produkcyjnych. – Czasami jest to zniechęcające – twierdzi. – Istnieje wyraźna rozbieżność pomiędzy chęcią zarządu do przeznaczenia pewnej części środków na szkolenie ludzi, a umieszczaniem ich w środowisku, które sprzyja uczeniu się. W wielu zakładach widać, że ktoś po prostu powiedział: „Dobra, tu jest pomieszczenie, tam są stoły. Siadajcie i uczcie się”.
Zapewnienie warunków, które zagwarantują wygodne, pozbawione elementów rozpraszających uwagę, środowisko szkoleniowe jest podstawą efektywnego wykorzystania zainwestowanych środków.
Poniżej przedstawiamy wykaz czynników, które należy uwzględnić przy projektowaniu ośrodka szkoleniowego.
Czynniki ogólne
Ives i Burrows przekonują, że baza szkoleniowa powinna być zaplanowana z myślą o ogólnej strategii szkoleniowej przedsiębiorstwa. – Nie chodzi tu tylko o szkolenie – mówi Ives. – Również o potrzeby pracowników oraz o to, jak ich szkolić, kto wymaga przeszkolenia, czego powinni się dowiedzieć i jakie technologie zostaną wykorzystane.
Taka logika szybko staje się zrozumiała, kiedy uwzględnimy trzy podstawowe typy szkolenia: wykłady, szkolenia komputerowe oraz warsztaty. Każdy z nich wymaga innej bazy szkoleniowej. Jest bardzo mało prawdopodobne, że jedna sala może nadawać się do wszystkich trzech typów szkolenia. Jednak istnieje kilka wspólnych cech:
-
Miejsce prowadzenia szkoleń powinno być oddzielone od miejsca prowadzenia normalnej działalności przedsiębiorstwa. Należy też wprowadzić kontrolę dostępu do miejsca szkolenia. Miejsce szkolenia, do którego dobiega hałas i inne elementy rozpraszające uwagę, jest zawsze nie w pełni optymalne.
-
Szkolenie jest najbardziej efektywne w wygodnym środowisku. Najważniejsze czynniki związane ze wszystkimi sytuacjami szkoleniowymi to odpowiednia przestrzeń i miejsce do pracy, dobre oświetlenie, wygodne siedzenia oraz kontrola temperatury.
-
Zaleca się, by w pobliżu miejsca prowadzenia szkoleń znajdowały się toalety, miejsca do odpoczynku oraz bufet.
-
Należy uwzględnić możliwość przenoszenia sprzętu, urządzeń oraz materiałów szkoleniowych z i do miejsca szkolenia.
-
Konieczne jest zapewnienie dostępu mediów (elektryczność, woda, skompresowane powietrze, wentylacja itp.).
-
Magazyn na narzędzia, materiały, pomoce, sprzęt audio-wideo, komputery i inne przedmioty powinien znajdować się odpowiednio blisko.
-
Należy udostępnić miejsce na ścianach na umieszczanie notatek, plakatów, instrukcji i innych komunikatów.
-
Konieczne jest udostępnienie tablic (najlepiej ściennych).
-
Należy umożliwić dostęp do sieci LAN przedsiębiorstwa oraz Internetu.
Inne elementy dla szkoleń warsztatowych (zajęcia praktyczne na maszynach) są tak zróżnicowane, że wykraczają poza ramy tego artykułu.
Podstawowe rozmieszczenie krzeseł
|
Układ |
Zalety |
Wady |
|
|
Dobry dla dużych grup. Największa liczba miejsc na małej przestrzeni. (Uwaga: należy unikać centralnego przejścia). |
Nie sprzyja interakcji w grupie. Brak miejsca do pisania/robienia notatek. Możliwe utrudnienia widoczności. |
|
|
Dobra dla średniej wielkości i dużych grup. Efektywne wykorzystanie przestrzeni. Koncentruje uwagę na prowadzącym. |
Nie sprzyja interakcji w grupie. Możliwe utrudnienia widoczności. |
|
|
Dobry dla średniej wielkości grup. Zapewnia naturalny podział na mniejsze grupy. Ułatwia interakcję w grupach. |
Niektórzy słuchacze muszą obracać krzesła, aby widzieć prowadzącego. Możliwe utrudnienia widoczności. Niektórzy słuchacze nie mają miejsca na robienie notatek, jeśli patrzą na prowadzącego. |
|
|
Dobry dla małych grup. Ułatwia interakcję całej grupy. Może pomieścić więcej słuchaczy niż układ konferencyjny. |
Możliwe utrudnienia widoczności dla słuchaczy siedzących z boku. Słuchacze siedzący po tej samej stronie stołu nie widzą się. |
|
|
Dobry dla grup każdej wielkości, ale szczególnie dla małych i średnich. Dobry widok na prowadzącego. Szczególnie nadaje się do prezentacji. |
Nie sprzyja interakcji słuchaczy. |
|
|
Wszechstronny układ dla grup średniej wielkości i dużych. Sprzyja interakcji słuchaczy oraz pracy w mniejszych grupach. (Uwaga: należy unikać sadzania słuchaczy tyłem do prowadzącego). |
Możliwe utrudnienia widoczności. Niektórzy słuchacze muszą obracać krzesła, aby móc patrzeć na prowadzącego. Ograniczona przestrzeń robocza dla słuchacza. |
|
|
Dobry dla małych grup. Sprzyja interakcji w całej grupie. |
Problemy z widocznością dla słuchaczy siedzących z boku. Słuchacze siedzący po tej samej stronie nie widzą się. |
Szkolenie komputerowe
Centra szkoleń komputerowych również często są bardzo wyspecjalizowane. Tak czy inaczej, przy projektowaniu tego typu bazy szkoleniowej warto nawiązać współpracę z personelem IT oraz specjalistami w dziedzinie szkoleń komputerowych.
Najważniejszą kwestią jest to, czy słuchacze będą pracowali indywidualnie z komputerami, czy też jako grupa. W tym pierwszym przypadku stanowiska komputerowe powinny być oddzielone od siebie. Na każdym stanowisku należy zapewnić odpowiednio dużo miejsca na komputer i urządzenia peryferyjne, jak również na notatki i inne papiery. Minimalna szerokość to 90 cm, choć zaleca się stosowanie stanowisk o szerokości od 100 cm do 120 cm.
Zalecane siedziska to krzesła biurowe.
Sale wykładowe
Sale wykładowe to najprawdopodobniej najczęściej spotykana baza szkoleniowa w przedsiębiorstwach, ale niewiele jest wytycznych dotyczących sal wykładowych poza środowiskiem akademickim.
Sale wykładowe w przedsiębiorstwach różnią się od swoich akademickich „kuzynów” tym, że muszą być jak najbardziej wszechstronne, uwzględniać różne sytuacje szkoleniowe, zróżnicowaną liczebność grup i technik nauczania. Sale wykładowe w branży przemysłowej muszą oferować jak najwięcej możliwości konfiguracji, chociaż istnieje wiele wspólnych kwestii związanych z projektowaniem sal.
Położenie sali. W przypadku prostokątnego pomieszczenia dłuższa ściana powinna stanowić front sali. Układ taki zapewnia więcej miejsca na tablice, ekrany i wyświetlacze.
Większość instruktorów woli, aby drzwi wejściowe znajdowały się z tyłu sali, co minimalizuje zamieszanie wywołane wchodzeniem i wychodzeniem uczestników szkolenia.
Rozmiary sali. Miejsce przeznaczone dla każdego słuchacza zależy od rodzaju i układu siedzeń. W przypadku audytorium miejsce to można ograniczyć do zaledwie 1 m2 na słuchacza. Układy ze stołami wymagają od 1,8 m2 do 3,7 m2. Nie obejmuje to obszaru prezentacyjnego.
Najczęściej spotykanym błędem jest przeznaczenie zbyt małej ilości miejsca na obszar prezentacyjny. Zalecenia dla tej części sali wykładowej przewidują od 2,74 m do 3,96 m głębokości dla sal o głębokości odpowiednio od 8,23 m do 12,80 m. Należy również uwzględnić dodatkowe miejsce na stoły/przejście wzdłuż ścian bocznych oraz z tyłu sali.
Okna. Jeżeli w sali szkoleniowej znajdują się okna, należy zapewnić możliwość kontrolowania wpadającego przez nie światła. W tym celu można wykorzystać żaluzje i/lub rolety, które zablokują światło słoneczne, mogące utrudniać obserwowanie obrazu z rzutnika lub na ekranie telewizora czy komputera. Połączenie żaluzji i zasłon zapewni dodatkową kontrolę.
Oświetlenie. Konieczne jest zapewnienie pełnej kontroli nad oświetleniem sali. Powinna być możliwość przyciemniania wszystkich świateł. Przy zapalonym świetle poziom oświetlenia w całej sali powinien być taki sam. Optymalnie system oświetlenia powinien być podzielony na cztery strefy: obszar prezentacyjny, główny obszar audytorium, tył sali oraz oświetlenie boczne. Należy również zainstalować osobne oświetlenie dla stanowiska wykładowcy.
System oświetlenia powinien być tak zaprojektowany, aby na białej tablicy, na ekranach telewizorów i komputerów czy też ekranach projekcyjnych nie tworzyły się odbicia.
Panel sterowania oświetleniem sali powinien być umieszczony w pobliżu stanowiska osoby prowadzącej szkolenie. Wszystkie przełączniki powinny być dokładnie opisane.
Tablice. Białe i czarne tablice na frontowej ścianie sali powinny być jak największe w celu zapewnienia odpowiedniej powierzchni do pisania i rysowania. Tablice powinny być zawieszone na wysokości 80 – 85 cm od podłogi. Warto również umieścić nad tablicami pasek do przypinania dodatkowych pomocy.
Klimatyzacja. Sala wykładowa powinna być wyposażona w niezależny termostat. Przebywanie dużych grup słuchaczy przez dłuższy czas oraz używanie generujących ciepło projektorów często wymagają zastosowania systemu chłodzenia i wentylacji wykraczającego poza potrzeby pozostałych części budynku. Współczynnik hałasu powinien być mniejszy od 30.
|
Modelowy projekt centrum szkoleniowego W 1988 r., kiedy firma Scot Forge ze Spring Grove w stanie Illinois postanowiła wybudować nowe centrum szkoleniowe, wydział inżynieryjny zaprojektował i wybudował centrum w piwnicy budynku administracyjnego. Powstały w ten sposób obiekt charakteryzuje szereg zalecanych rozwiązań dla centrów szkoleniowych. Najbardziej uderzającym elementem jest trzypoziomowy układ siedzeń w kształcie litery „U” (zdjęcie), zapewniający każdemu dobrą widoczność. Na stałe zamocowane stoły z obracanymi siedzeniami zapewniają wygodę i odpowiednią przestrzeń każdemu słuchaczowi. Projekt sali przewiduje przestrzeń prezentacyjną z przodu. Pomiędzy pozostałymi trzema ścianami i siedzeniami znajduje się miejsce na dodatkowe stoły lub miejsca do siedzenia. Stoły i siedzenia z przodu mogą być zdemontowane w celu zwiększenia przestrzeni prezentacyjnej.
Część frontowa (zdjęcie) charakteryzuje się przytłumionym oświetleniem, co zapewnia lepszą widoczność białej tablicy i przymocowanego do sufitu ekranu. Chociaż po bokach sali znajdują się kolumny, siedzenia zostały rozmieszczone tak, aby z każdego miejsca było widać znajdującą się na frontowej ścianie tablicę. Tablica została powieszona wysoko, aby zapewnić jak najlepszą widoczność. Centrum medialne z przodu sali, w rogu, zapewnia dobre stanowisko dla komputera i dodatkowego wyposażenia oraz miejsce do jego przechowywania. Trójkątne pomieszczenie w rogu stanowi dobre miejsce na podręczny magazynek – efektywne wykorzystanie przestrzeni, która w przeciwnym razie pozostałaby niezagospodarowana.
W sali zainstalowano akustyczny podwieszany sufit, a ściany i podłoga zostały wyłożone wykładziną. W przedstawionej na zdjęciu konfiguracji sala może pomieścić 55 słuchaczy. Sufitowe oświetlenie jest jasne i jednolite z kontrolą natężenia. Dzięki bezkierunkowym źródłom światła zamontowanym na bocznych ścianach możliwe jest uzyskanie zróżnicowanych efektów świetlnych. |
Zasilanie. Sale wykładowe muszą być wyposażone w odpowiednią liczbę gniazdek elektrycznych. Z przodu i z tyłu sali należy umieścić gniazdka dla projektorów. Stanowisko wykładowcy oraz szafki ze sprzętem powinny być wyposażone w gniazdka dla komputerów i sprzętu audio-wideo. Jeżeli jest to możliwe, warto również zainstalować gniazdka w podłodze w różnych miejscach sali, co umożliwi stosowanie różnych konfiguracji siedzeń dla użytkowników komputerów.
Należy też uwzględnić specjalne wymagania dotyczące zasilania. Czy potrzebne będzie również zasilanie prądem stałym? Czy będzie wykorzystywany sprzęt wymagający wyższego lub niższego niż standardowe napięcia?
Hałas. Należy podjąć starania, aby ograniczyć do minimum hałas dobiegający z zewnątrz. Warto również ograniczyć odbicia dźwięku w sali. W tym celu należy użyć pochłaniających dźwięk materiałów na podłodze i na ścianach (na przykład wykładziny dywanowe). Sufit powinien zostać wyłożony płytkami akustycznymi.
Technika audio-wideo. Każda sala wykładowa musi zapewniać zróżnicowane możliwości podłączania sprzętu. Oprócz komputera należy zapewnić możliwość podłączania do cyfrowego projektora i Internetu komputerów przenośnych. Jeżeli jest to możliwe, warto również wyposażyć salę w bezprzewodowe klawiatury i myszki.
Konieczne jest zapewnienie możliwości podłączenia różnych źródeł wideo, włączając w to telewizję kablową, satelitarną oraz antenę (w zależności od tego, co dostępne jest w zakładzie). Należy też uwzględnić łącza do zasobów kształcenia na odległość. W dużych pomieszczeniach warto zainstalować kilka gniazdek dystrybucji sygnału telewizyjnego (koaksjalnych), co umożliwi korzystanie z więcej niż jednego telewizora. Mikrofony, o ile będą wykorzystywane, powinny być bezprzewodowe.
Sterowanie całością sprzętu komputerowego i audio-wideo powinno być scentralizowane w miejscu łatwo dostępnym dla prowadzącego szkolenie.
Wszystkie przewody, przełączniki i gniazda powinny być dokładnie opisane.
W celu zapewnienia najlepszej widoczności, telewizor należy zainstalować tak, aby środek ekranu znajdował się około 170 cm nad podłogą. Ekran powinien być pochylony nieco do przodu, aby wyeliminować odblaski. Jeden telewizor może obsłużyć do 35 słuchaczy. Ekran o przekątnej 27 cali zapewnia najlepszą widoczność z odległości od 2,7 do 4,5 m. W przypadku ekranu o przekątnej 31 cali odległość ta wynosi od 3 m do 5,8 m.
Ogólne zasady dotyczące ekranów i projektorów
|
Głębokość pomieszczenia (m) |
Minimalna szerokość ekranu (m) |
Odległość projektora od ekranu (m) |
|
|
Górny (obiektyw 14 cali) |
Slajd 35 mm (obiektyw zoom 4 – 6 cali) |
||
|
poniżej 8 |
1,8 |
2,4 |
8 |
|
8-9 |
2 |
3 |
10 |
|
10-11 |
2,4 |
3,4 |
11 |
|
12-13 |
2,8 |
4 |
12 |
|
14-15 |
3 |
4,2 |
14 |
|
16-17 |
3,4 |
4,6 |
15 |
|
18-19 |
3,6 |
5 |
16 |
|
20-21 |
4,2 |
6 |
19 |
Od strategii do szczegółów
Zaprojektowanie optymalnego centrum szkoleniowego nie musi wcale być trudnym zadaniem. Jak zawsze, dobre planowanie pozwala uniknąć w przyszłości kosztownych zmian. Warto wziąć pod uwagę dwie podstawowe zasady:
-
Planowanie należy rozpocząć od precyzyjnego zdefiniowania strategii szkoleniowej, celów i metod tak, aby baza szkoleniowa obsługiwała wszystkie typy organizowanych szkoleń.
-
Po rozwiązaniu najważniejszych kwestii należy zwrócić szczególną uwagę na szczegóły. Ostatecznie to różnego rodzaju „drobiazgi” okazują się mieć największy wpływ na efekty szkolenia.
Dodatkowe informacje:
www.unc.edu/cit/iat-archive/publications/conway/conway1.html
www.cit.cornell.edu/computer/instruct/classtech/
design/common.html
Redakcja I&UR dziękuje za pomoc w przygotowaniu tego artykułu firmom Rockwell Automation, SKF Reliability Systems oraz Scot Forge.
Autor: Richard L. Dunn, Plant Engineering
